إن الفرق بين التوقيع الإلكتروني والختم الإلكتروني ليس موضوعًا نظريًا، بل مسألة عملية تهم كل منشأة في المملكة العربية السعودية، وخاصة مع تطبيق مشروع الفاتورة الإلكترونية ضمن رؤية 2030. ولهذا نشرح لك الفرق بينهما بالتفصيل في هذه المقالة، نظريًا وتنظيميًا وتقنيًا، مع الإجابة عن المزيد من الأسئلة الشائعة.
ما هو التوقيع الإلكتروني وكيف يعمل؟
التوقيع الإلكتروني هو وسيلة رقمية تثبت هوية شخص طبيعي وتربطه بمستند محدد. ويأتي استخدامه غالبًا في العقود والمعاملات الفردية، حيث يشكل دليلاً على موافقة الشخص والتزامه بمحتوى المستند.
فعندما يوقع مدير شركة عقد عمل إلكتروني باستخدام توقيع معتمد، يكون قد حمّل نفسه المسؤولية الكاملة عن صحة المستند وما يتضمنه. ومن هنا يتضح أن التوقيع الإلكتروني وسيلة شخصية لا تنفصل عن هوية الفرد.
يتم إنشاء التوقيع الإلكتروني باستخدام تقنيات التشفير. ويعتمد على ما يُعرف بـ “زوج المفاتيح الرقمية”: مفتاح خاص يحتفظ به الموقّع لتوليد التوقيع، ومفتاح عام يتيح للآخرين التحقق من صحة هذا التوقيع.
عند توقيع المستند، يُنشأ رمز مشفر فريد يرتبط بهوية الموقّع. وإذا حاول أي شخص تعديل المستند بعد التوقيع، فسيفشل التحقق الرقمي، مما يكشف التلاعب. وهكذا يضمن التوقيع الإلكتروني سلامة المستند ويمنع الإنكار أو الانتحال.
هل التوقيع الإلكتروني إلزامي في الفواتير الإلكترونية في السعودية؟
على الرغم من وضوح دور التوقيع الإلكتروني في المعاملات الفردية، إلا أن نظام الفاتورة الإلكترونية في السعودية لم يشترط وجوده على الفواتير في أي من مرحلتي الفوترة الإلكترونية، وبدلاً من ذلك، توجهت الأنظمة إلى خيار آخر أكثر مناسبة للمنشآت، وهو الختم الإلكتروني.
اقرأ أيضًا: الحقول الإلزامية والاختيارية في الفاتورة الإلكترونية السعودية
ما هو الختم الإلكتروني وكيف يعمل؟
الختم الإلكتروني يمثل هوية رقمية للمنشأة، ويؤكد أن المستند صادر عنها رسميًا لا عن شخص بعينه. وعند إصدار فاتورة إلكترونية من شركة، فإن الختم الإلكتروني يثبت أن الفاتورة تعود إلى تلك الشركة تحديدًا.
ويتم إنشاء الختم الإلكتروني باستخدام شهادة رقمية (PKI Certificate) تصدرها جهة موثوقة ومعتمدة. هذه الشهادة تولّد ما يسمى ختمًا تشفيريًا (Cryptographic Stamp) يُرفق بالفاتورة.
وعند إرسال الفاتورة إلى منصة فاتورة (FATOORA)، تتحقق المنصة من الختم ومن قيم التشفير المرتبطة به، للتأكد من أن الفاتورة صادرة عن منشأة معتمدة ولم تتعرض للتلاعب.
كيف تحصل الشركات على الختم الإلكتروني في السعودية؟
من أجل الامتثال لمتطلبات ZATCA، تمر أي منشأة أو شركة بعدة خطوات للحصول على ختمها الإلكتروني:
- الحصول على شهادة رقمية صادرة من جهة تصديق معتمدة (Certificate Authority) معترف بها من ZATCA.
- تثبيت الشهادة الرقمية داخل نظام الفوترة أو نقاط البيع لدى المنشأة.
- تفعيل الختم الإلكتروني بحيث يتم ختم كل فاتورة عند إنشائها بشكل آلي باستخدام التشفير.
- إرسال الفاتورة عبر API إلى منصة FATOORA، حيث تقوم ZATCA بالتحقق من سلامة الختم وصحة البيانات.
وتجري هذه العملية بشكل أوتوماتيكي بعد الإعداد الأولي، مما يجعل إصدار الفواتير اليومية سلسًا وسريعًا، لكنه يظل محميًا بالكامل ضد التلاعب.
هل الختم الإلكتروني إلزامي في الفواتير في السعودية؟
الختم الإلكتروني شرط أساسي لإصدار الفواتير الإلكترونية في المملكة. فلا تقبل منصة فاتورة أي فاتورة ما لم تكن مختومة بختم رقمي معتمد. وتكمن أهميته في:
- ضمان أصالة الفاتورة وصحتها.
- ربطها مباشرة بالمنشأة المصدرة.
- حماية بياناتها من أي تلاعب أو تعديل بعد الإصدار.
ما الفرق بين التوقيع الإلكتروني والختم الإلكتروني؟
إن الفرق بين التوقيع الإلكتروني والختم الإلكتروني يتضح عند النظر إلى طبيعة كل منهما:
- التوقيع الإلكتروني أداة تخص الأفراد، هدفها إثبات هوية الشخص الطبيعي مثل المدير أو الموظف عند توقيع عقد إلكتروني.
- الختم الإلكتروني أداة تخص المنشآت، هدفها إثبات أن المستند صادر رسميًا عن الشركة نفسها.
- المسؤولية في حالة التوقيع يتحملها الشخص الموقّع، بينما في حالة الختم تتحملها الشركة ككيان اعتباري.
- وفي السياق السعودي، لم تُلزم ZATCA الشركات باستخدام التوقيع الإلكتروني على الفواتير، بينما جعلت الختم الإلكتروني شرطًا إلزاميًا لقبول الفواتير الإلكترونية.
ومن المفيد الإشارة إلى أن بعض المصادر والمواد التعليمية قد تستخدم مصطلح “التوقيع الإلكتروني” للدلالة على “الختم الإلكتروني”، وذلك نتيجة التشابه بينهما في فكرة التوثيق الرقمي. لكن الفرق بين التوقيع الإلكتروني والختم الإلكتروني يظل جوهريًا؛ فالأول يرتبط بشخص طبيعي يثبت هويته الفردية، بينما الثاني يرتبط بالمنشأة ويؤكد صدور المستند عنها.
وعليه، فإن الحديث عن الفواتير الإلكترونية في السعودية يجب أن يُفهم بدقة: ما هو إلزامي ومعتمد من ZATCA هو الختم الإلكتروني لا التوقيع الإلكتروني.
اقرأ أيضًا: ما الفرق بين الفاتورة الالكترونية والايصال الالكتروني؟
حلول EZ Integrated لرحلة الفوترة الإلكترونية
تحتاج المنشآت اليوم إلى أنظمة موثوقة تُعينها على توليد الفواتير وفق المتطلبات، وإضافة الختم الإلكتروني المعتمد، ثم ربط أنظمتها بسهولة مع منصة فاتورة (FATOORA).
وهنا يبرز دورنا في EZ Integrated، بصفتنا مزود حلول فوترة إلكترونية معتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، نقدم حلولًا تقنية متكاملة تتيح لكل الأنشطة التجارية والمنشآت:
- إصدار فواتير إلكترونية متوافقة مع جميع المراحل.
- تطبيق الختم الإلكتروني عبر شهادات رقمية آمنة.
- ربط أنظمة المحاسبة أو نقاط البيع مع منصة فاتورة بسلاسة.
- الاستفادة من دعم تقني واستشاري يواكب تطور التشريعات.
إن فهم الفرق بين التوقيع الإلكتروني والختم الإلكتروني ضرورة لكل منشأة تسعى إلى الامتثال لمتطلبات الفوترة. ومع حلول EZ Integrated، يصبح الانتقال إلى الفاتورة الإلكترونية رحلة آمنة وسلسة، تضمن الامتثال الكامل وتمنح الشركات الثقة في تعاملاتها الرقمية.
تواصل معنا اليوم لتكتشف كيف يمكن ربط أنظمتك مع منصة فاتورة بكفاءة وأمان.