لم تعد متطلبات الفاتورة الإلكترونية في السعودية مجرد تعليمات تنظيمية، بل أصبحت واقعًا يوميًا يَفرض على كل منشأة (صغيرة كانت أم كبيرة) أن تواكب وتتكيف. ومع تسارع التحول الرقمي في المملكة وتركيز هيئة الزكاة والضريبة والجمارك على تعزيز الشفافية، بات من الضروري أن تطرح كل شركة على نفسها سؤالًا واحدًا: هل نحن مستعدون حقًا؟
في هذه المقالة، سنرشدك خطوة بخطوة، بلغة عملية، لفهم متطلبات الفاتورة الإلكترونية في السعودية، من الجوانب القانونية إلى التفاصيل الفنية، بما يناسب طبيعة عملك مهما كان مجالك أو حجم منشأتك.
ما هي المتطلبات القانونية للفاتورة الإلكترونية في السعودية؟
حددت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك متطلبات الفاتورة الإلكترونية في السعودية على مرحلتين أساسيتين:
– المرحلة الأولى: الإصدار والحفظ (بدأت 4 ديسمبر 2021)
تتطلب هذه المرحلة من جميع المكلفين إصدار فواتير إلكترونية بدلًا من الورقية، تشمل جميع العناصر الأساسية (مثل بيانات البائع والمشتري، والرقم الضريبي)، مع حفظها إلكترونيًا بطريقة تضمن عدم تعديلها.
– المرحلة الثانية: الربط والتكامل (بدأت 1 يناير 2023)
تُلزم هذه المرحلة الشركات بربط أنظمتها المحاسبية بمنصة “فاتورة” التابعة للهيئة، وإرسال الفواتير لحظيًا بصيغ إلكترونية معتمدة (XML أو PDF/A-3 متضمِّنة XML).
تُنفّذ هذه المرحلة تدريجيًا وفقًا لحجم إيرادات المنشأة، مع تحديد جداول زمنية واضحة، بدأت بالشركات الكبرى وتنتهي بالشركات الصغيرة مع نهاية 2025.
ومن المهمة الإشارة إلى أن عدم الالتزام بهذه المراحل يُعرض المنشآت لغرامات تصل إلى 50 ألف ريال، لذا من الضروري متابعة الجدول الزمني بعناية.
اقرأ أيضًا: تواريخ مهمة في الفوترة الإلكترونية السعودية لسنة 2025
متى تُستخدم الفاتورة الضريبية أو المبسطة؟
لنفترض أنك تدير متجرًا إلكترونيًا صغيرًا وتُجري مئات العمليات يوميًا. هل تحتاج في كل مرة إلى إصدار فاتورة ضريبية معقدة؟ بالطبع لا.
هنا تحديدًا يبرز الفرق بين الفاتورة الضريبية والفاتورة المبسطة، وهو من أهم متطلبات الفاتورة الإلكترونية في السعودية التي يجب فهمها لتفادي الأخطاء.
الفاتورة الضريبية (Standard Invoice)
تُستخدم غالبًا في المعاملات بين الشركات أو الجهات الحكومية (B2B/B2G).
مثال: إذا أصدرت شركتك فاتورة لشركة أخرى بقيمة 2000 ريال أو أكثر، يجب استخدام فاتورة ضريبية كاملة تحتوي على تفاصيل المشتري والبائع ورقميهما الضريبيين بشكل واضح ودقيق.
الفاتورة المبسطة (Simplified Invoice)
تُستخدم للمعاملات مع الأفراد والمبيعات التي تقل قيمتها عن 1000 ريال.
مثال: عند شراء عميل من متجرك منتجًا بقيمة 500 ريال، يمكنك إصدار فاتورة إلكترونية مبسطة تحتوي على معلومات أساسية فقط، مع وجود رمز الاستجابة السريعة (QR Code) للتحقق.
اقرأ أيضًا: كل ما تريد معرفته عن الفرق بين الفاتورة الضريبية والفاتورة المبسطة
المتطلبات الفنية الضرورية للفاتورة الإلكترونية في السعودية
من أبرز متطلبات الفاتورة الإلكترونية في السعودية التي يجب توافرها تقنيًا في أنظمة المنشآت:
– التوقيع الرقمي (Digital Signature):
توقيع إلكتروني مشفر لضمان سلامة محتوى الفاتورة ومنع أي تعديل غير قانوني.
– رمز الاستجابة السريعة (QR Code):
كود يمكن مسحه للتحقق من معلومات الفاتورة فورًا، إلزامي في الفواتير المبسطة وجميع الفواتير في المرحلة الثانية.
– تنسيق XML أو PDF/A-3 (متضمن XML):
التنسيق الرسمي للفاتورة الإلكترونية لضمان التوافق الآلي مع منصة الهيئة.
– واجهات برمجة التطبيقات (API):
تتيح ربط أنظمة المحاسبة الداخلية بمنصة “فاتورة”، مما يسمح بإرسال الفواتير فورًا، وتلقي تأكيد الهيئة بشكل لحظي.
– الأرشفة الإلكترونية الآمنة:
يجب حفظ وأرشفة الفواتير إلكترونيًا لمدة لا تقل عن 7 سنوات.
هل تختلف متطلبات الفوترة الالكترونية في السعودية حسب نوع أو حجم المنشأة؟
بشكل عام، متطلبات الفاتورة الإلكترونية في السعودية موحّدة، لكنها تختلف في التطبيق حسب طبيعة المنشأة:
– حسب حجم الشركة:
- شركات كبيرة (إيرادات بالمليارات): كانت أول الملزمين بمرحلة الربط الإلكتروني مع بداية 2023.
- شركات متوسطة: امتثالها جاء في مرحلة لاحقة خلال عام 2024.
- شركات صغيرة: منحت مهلة حتى نهاية 2025 لتستعد بشكل أفضل.
– الشركات الأجنبية:
الشركات الأجنبية المسجلة في السعودية ملزمة بالكامل بنظام الفاتورة الإلكترونية مثل المحلية تمامًا. لكن الشركات الأجنبية غير المقيمة (بدون كيان قانوني محلي) غير ملزمة بالامتثال للمنظومة إلا إذا كان لها سجل ضريبي محلي.
– حسب القطاع:
تختلف احتياجات كل قطاع في التطبيق العملي:
- التجزئة والتجارة الإلكترونية: استخدام واسع للفواتير المبسطة مع QR.
- قطاع الخدمات والتصنيع والعقارات: إصدار الفواتير الضريبية غالبًا مع تفاصيل أكثر دقة.
مثال عملي:
مطعم يُصدر مئات الفواتير يوميًا يحتاج حلًا إلكترونيًا سريعًا، بينما شركة عقارية تصدر فواتير أقل بقيم أعلى تهتم بالدقة الشديدة والتوثيق الكامل.
اقرأ أيضًا: دليل الفاتورة الإلكترونية للشركات الأجنبية في السعودية
كيف تساعدك EZ Integrated على تحقيق متطلبات الفاتورة الإلكترونية في السعودية؟
قد تبدو متطلبات الفاتورة الإلكترونية في السعودية متشعبة أو تقنية للغاية، لكنك لست مضطرًا لخوض هذه الرحلة وحدك.
EZ Integrated مزود حلول فوترة الكترونية معتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. نرافقك في رحلة الامتثال من أول خطوة حتى الاطمئنان الكامل على سير عملك. تشمل خدماتنا المقدمة لأي عميل:
- حلول ربط تقني مرنة وسريعة بمنصة “فاتورة”.
- تدريبًا لفريقك على استخدام النظام بسهولة ودقة.
- دعمًا فنيًا متواصلًا من فريق متخصص يضمن استمرارية الأعمال دون توقف.
ركز على تنمية أعمالك، واترك مهام الامتثال والتكامل التقني لفريقنا الخبير.
ابدأ اليوم! تواصل مع EZ Integrated لتحصل على استشارة مجانية وتصميم حل يناسب منشأتك.