أصبح استخراج الفاتورة الالكترونية ضرورة تنظيمية لجميع المنشآت الخاضعة لضريبة القيمة المضافة في المملكة العربية السعودية. ومع دخول المرحلة الثانية من نظام الفوترة الالكتروني حيّز التنفيذ، تزداد أهمية الالتزام بالمعايير الفنية والتنظيمية التي وضعتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك “زاتكا”.
في هذا الدليل، نرصد أبرز الأخطاء التي تقع فيها المنشآت خلال مرحلتي إصدار الفاتورة الالكترونية والربط مع منصة “فاتورة”، مع تقديم حلول عملية تضمن امتثالًا كاملاً وسلسًا.
ما عقوبة استخراج فاتورة إلكترونية غير متوافقة؟
في إطار تنظيم الفوترة الرقمية في المملكة، شددت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك على أهمية إصدار الفواتير الالكترونية وفق المعايير الفنية والإجرائية المعتمدة. وتُعد مخالفة هذه الضوابط سببًا مباشرًا لفرض غرامات مالية تبدأ من 5,000 ريال سعودي، وقد تصل إلى 50,000 ريال في بعض الحالات.
أخطاء المرحلة الأولى في استخراج الفاتورة الالكترونية
تُعرف المرحلة الأولى من الفوترة الالكترونية باسم “مرحلة الإصدار والحفظ”، وهي تفرض إصدار الفواتير الكترونيًا بصيغ معتمدة وحقول إلزامية. لكن العديد من المنشآت لا تزال ترتكب بعض الأخطاء الفادحة خلال هذه المرحلة:
1. إغفال الحقول الإلزامية عند استخراج الفاتورة الالكترونية
عدم تضمين الحقول الإلزامية مثل رقم الفاتورة، والرقم الضريبي، وتفاصيل السلع أو الخدمات، يُعتبر مخالفة صريحة تؤدي إلى رفض الفاتورة. ويكمن الحل في اعتماد نظام فوترة الكترونية مزود بإعدادات مسبقة تتحقق من اكتمال الحقول قبل إصدار الفاتورة.
2. إهمال رمز الاستجابة السريعة (QR Code)
من المتطلبات الأساسية في الفواتير المبسطة احتواء الفاتورة على رمز QR قابل للمسح، يتضمن معلومات أساسية مثل رقم الفاتورة، وتاريخ الإصدار، وقيمة الضريبة. الحل هنا هو استخدام برنامج محاسبي متوافق مع منصة “فاتورة” ويولّد رمز QR تلقائيًا وبشكل متوافق مع متطلبات زاتكا.
3. إصدار الفواتير بصيغة غير معتمدة
من أكثر الأخطاء شيوعًا، إصدار الفاتورة بصيغة غير مقروءة أو غير مدعومة مثل صيغة PDF التقليدية. لكن الهيئة تشترط استخدام صيغة XML أو PDF/A-3 فقط، ويجب أن تتضمن توقيعًا الكترونيًا فعالًا. تفادي هذا الخطأ يتطلب تحديث النظام المحاسبي واختيار مزود حلول يضمن التوافق مع هذه المتطلبات التقنية.
اقرأ أيضًا: الحقول الإلزامية والاختيارية في الفاتورة الإلكترونية السعودية
أخطاء المرحلة الثانية في استخراج الفاتورة الالكترونية
في هذه المرحلة، تلتزم المنشآت بربط أنظمة الفوترة لديها مباشرة مع منصة “فاتورة” الحكومية. وعلى الرغم أهمية التكامل، إلا أن هناك أخطاء شائعة وفادحة تهدد امتثال المنشآت مثل:
1. عدم تسجيل وحدة الحل التقني
عدم تسجيل الوحدة البرمجية المسؤولة عن إرسال الفواتير الكترونيًا لدى الهيئة يؤدي إلى رفض جميع الفواتير الصادرة. ينبغي التواصل مع مزود الحلول والتأكد من تسجيل وحدة الحل وربطها بمعرف المنشأة الضريبي.
2. مشاكل التوافق مع واجهة API في استخراج الفاتورة الالكترونية
تعمل واجهة API (واجهة برمجة التطبيقات) كجسر بين النظام المحاسبي ومنصة “فاتورة”. وأي خطأ في إعدادات API أو عدم توافق النظام مع مواصفات زاتكا قد يعيق إرسال الفواتير تلقائيًا. الحل الأمثل هنا هو إجراء اختبارات مبكرة والتعاون مع مزود حلول معتمد يوفر دعمًا فنيًا مستمرًا.
3. تأخير إرسال الفواتير بعد إصدارها
تأخير إرسال الفواتير الضريبية أو المبسطة خلال المهلة المحددة (فورًا للفواتير الضريبية و24 ساعة للمبسطة) قد يُعرّض المنشأة للعقوبات. لتفادي ذلك، ينصح بضبط النظام المحاسبي على الإرسال التلقائي بمجرد إصدار الفاتورة.
4. العبث بالتسلسل الزمني للفواتير
كل فاتورة الكترونية يجب أن تحمل رقمًا تسلسليًا فريدًا ومتتابعًا، وفقًا للائحة الفوترة. أي تكرار أو حذف في التسلسل قد يُعد محاولة تلاعب. لضمان التسلسل الصحيح، يُفضل تفعيل خاصية القفل التلقائي للتسلسل داخل النظام المحاسبي.
اقرأ أيضًا: دليلك المبسط لكيفية ارسال الفاتورة الالكترونية للعميل
خطوات تجنب أخطاء استخراج الفاتورة الالكترونية
الامتثال الكامل لا يتحقق بالبرمجيات وحدها، بل يتطلب إجراءات وقائية مدروسة. إليك خطوات أساسية تساعد على تجنب المخالفات الشائعة:
1. التحقق من التوافق الفني مع مواصفات زاتكا
ابدأ بمراجعة تفاصيل التكوين الفني لنظام المحاسبة، وتأكد من دعمه لإصدار الفواتير بصيغ XML وPDF/A-3، وتوليد رموز QR تلقائيًا، وإرفاق توقيع الكتروني صالح.
2. التدريب الداخلي للموظفين
من المهم تدريب فريق الفوترة والمحاسبة على استخراج الفاتورة الالكترونية وفق معايير الهيئة، بما يشمل فهم مراحل الإرسال والتسلسل الصحيح والإجراءات عند إصدار إشعارات الخصم أو الإلغاء.
3. المراجعة الدورية للامتثال
اعتمد سياسة تدقيق داخلية لمراجعة الفواتير المرسلة إلى الهيئة، والتأكد من خلوها من الأخطاء. كما يُستحسن الاحتفاظ بنسخ احتياطية منظمة للفواتير لضمان جاهزية المنشأة للتدقيق المفاجئ.
اقرأ أيضًا: كيفية تدريب الموظفين على استخدام منظومة الفاتورة الالكترونية بكفاءة
EZ Integrated: شريكك لضمان دقة استخراج الفاتورة الالكترونية
EZ Integrated مزود حلول فوترة الكترونية معتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، نقدم لمنشأتك منظومة متكاملة تساعدك على استخراج الفاتورة الالكترونية بكفاءة وامتثال تام.
تشمل حلولنا:
- ربط مباشر وآمن مع منصة “فاتورة”.
- توليد تلقائي للفواتير المتوافقة مع المرحلة الثانية.
- دعم فني متواصل ومخصص لفريقك.
- تدريب شامل للموظفين.
- تحديثات تقنية فورية وفق أحدث المتطلبات.
تواصل معنا اليوم لحجز استشارة مجانية واكتشف كيف يمكن لحلول EZ Integrated أن تمنح منشأتك راحة البال، وتسهل عليك استخراج الفاتورة الالكترونية دون أخطاء أو مخالفات.