يعتبر نظام الفوترة الالكترونية في السعودية من الأنظمة الرائدة على مستوى المنطقة والعالم، وهو نظام يهدف إلى تقليل المستندات الورقية المرتبطة بالعمليات للحد الأدنى وزيادة الكفاءة. وعلى الرغم من جميع التسهيلات والمصادر والحلول المتاحة، تقع منشآت عديدة بأخطاء أثناء تطبيق الفوترة الالكترونية، وهي أخطاء يمكن أن تعرقل عملية الامتثال الكامل وتكبد المنشأة مخالفات وعقوبات مالية.
في هذه المقالة نشارككم 8 أخطاء شائعة تواجهها الشركات في مراحل مختلفة أثناء تطبيق الفوترة الالكترونية في السعودية، سواء في المرحلة الأولى أو الثانية، وكيفية تجنب هذه الأخطاء وإصلاحها.
8 أخطاء شائعة في تطبيق الفوترة الالكترونية في السعودية
يمكن تقسيم أخطاء الفواتير الالكترونية في السعودية إلى أخطاء فنية وأخرى تقنية، وكلاهما يرتبط بمخالفة متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك “زاتكا”. ومن أكثر هذه الأخطاء شيوعاً:
1. عدم تكامل البرمجيات
يعد عدم تكامل برنامج الفوترة الالكترونية مع أنظمة المحاسبة مشكلة شائعة، ويمكن أن تتسبب بتأخر عملية الامتثال والربط مع نظام الهيئة المتمثل في منصة فاتورة.
لتجنب ذلك، ينصح باختيار مزود حلول فوترة الكترونية معتمد من زاتكا، يوفر لمنشأتك الحل التقني سواء لإصدار الفواتير الالكترونية أو ربط نظامك المحاسبي مع منصة فاتورة.
2. أخطاء في احتساب ضريبة القيمة المضافة
غالباً ما يكون منشأ هذه المشكلة إما تطبيق معادلات خاطئة على السلع أو الخدمات المراد بيعها، وإما احتساباً خاطئاً لضريبة القيمة المضافة الفعلية، مما يؤدي إلى اختلاف سعر البيع أو الشراء ومشاكل مع العملاء.
لتجنب هذه المشكلة، يجب اعتماد برنامج فوترة الكترونية قادر على احتساب وتقييم ضريبة القيمة المضافة، بالإضافة إلى التحقق بشكل دوري من الفواتير التي يتم إصدارها.
3. وجود أخطاء في معلومات الفاتورة
ظهور معلومات خاطئة من أكثر المشاكل شيوعاً في الفواتير الالكترونية، من مثل كتابة اسم العميل أو الرقم الضريبي بشكل غير صحيح.
ولتقليل هذا النوع من الأخطاء إلى الحد الأدنى، يجب إجراء تدقيق لتفاصيل العميل من قبل الفرق المعنية قبل إصدار الفاتورة وإرسالها.
4. الحقول الإلزامية الناقصة
يجب أن تتضمن الفاتورة الالكترونية في السعودية مجموعة من الحقول الإلزامية، مثل رقم الفاتورة وتاريخ إصدارها ورمز الاستجابة السريعة. لكن يحدث أن يتم إصدار فاتورة الكترونية تفتقر إلى أحد هذه العناصر. مما يتسبب بمخالفات وعقوبات مالية.
ولتجنب هذا الخطأ التقني ينبغي التأكد من أن برنامج الفوترة المعتمد لدى المنشاة يصدر الفواتير بالحقول المطلوبة. وتدريب الفرق المعنية وتعريفهم بمتطلبات الفوترة الالكترونية في السعودية.
اقرأ أيضاً: أهمية رمز الاستجابة السريعة في الفواتير الالكترونية في السعودية
5. إهمال التدريب على أساسيات الفوترة الالكترونية في السعودية
يتطلب تطبيق الفوترة الالكترونية في السعودية إجراء تدريب شامل للموظفين لاستخدام النظام الجديد بفعالية وتجنب أي أخطاء، لكن العديد من المنشآت لا تستثمر موارد كافية لتدريب موظفيها، وهذا يمكن أن ينعكس سلباً على الإنتاجية والكفاءة.
6. التأخر في إصدار الفواتير الإلكترونية
يعد التأخر في إصدار الفواتير الالكترونية مشكلة شائعة، إذ يجب إصدار الفاتورة فور إتمام المعاملة لضمان الامتثال الكامل لمتطلبات الهيئة. قد يؤدي التأخير إلى مخالفة تنظيمية، بالإضافة إلى التأثير السلبي على السجل الضريبي للمنشأة.
ويمكن تجنب هذا الخطأ من خلال أتمتة إصدار الفواتير فور اكتمال المعاملات، واستخدام تنبيهات لتذكير الموظفين بضرورة الإصدار الفوري.
7. التعديل على الفواتير بعد إصدارها
يتسبب التعديل على الفواتير الالكترونية بعد إصدارها بغرامة مالية قدرها 10 آلاف ريال. ولتجنب هذا الخطأ وعواقبه، يُفضل استخدام نظام فوترة يتيح مراجعة البيانات قبل الإصدار.
8. عدم تزويد العملاء بفواتيرهم
قد يؤدي عدم تسليم الفواتير الإلكترونية إلى العملاء إلى شكوك في الشفافية وقد يعرض المنشأة لمخالفات. ويمكن إرسال الفواتير إلكترونياً عبر البريد أو رسالة نصية فور إصدارها لضمان تزويد العملاء بفواتيرهم.
كيفية تصحيح أخطاء الفوترة الالكترونية في السعودية
يمكن لهيئة الزكاة ضبط الأخطاء في الفواتير الالكترونية المبسطة (من منشأة لفرد) خلال 24 ساعة من إرسالها، بحيث يقوم المكلف بتصحيح الخطأ وإعادة إرساله عبر منصة فاتورة.
لكن متطلبات الفوترة الالكترونية في السعودية تنص أيضاً على مشاركة نسخة من الفاتورة مع العميل بمجرد رفعها، وفي حال كان من الصعب تسليمه نسخة ورقية، يمكنك إرسال الفاتورة الالكترونية إليه عبر البريد الإلكتروني أو قناة تواصل أخرى.
أما في حال إعادة إرسال الهيئة لفاتورة ضريبية (من منشأة لمنشأة)، فينبغي للمكلف اكتشاف الخطأ ثم الاختيار ما بين تصحيحه في الفاتورة نفسها أو إنشاء فاتورة جديدة بعد إلغاء الفاتورة الخاطئة.
اقرأ أيضاً: مخالفات الفوترة الالكترونية المشمولة في مبادرة إلغاء الغرامات
وداعاً للأخطاء مع حلول الفوترة الالكترونية من EZ Integrated
تتبع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك نظاماً متدرجاً في تطبيق المرحلة الثانية الفوترة الالكترونية في السعودية، حيث تعمد إلى تقسيم المكلفين إلى مجموعات بحسب الإيرادات في عام 2022م أو 2023م.
ترسل الهيئة للمكلفين في كل مجموعة إشعاراً مسبقاً لمنحهم مدة أقصاها 6 أشهر، للامتثال لمتطلبات الفوترة الالكترونية في السعودية، والربط مع منصة فاتورة بنجاح.
فإذا كنت من ضمن الفئات التي اقترب أو حان موعد امتثالها، يمكنك الاعتماد على حلول الفوترة الالكترونية من EZ Integrated حيث نقدم مجموعة واسعة من الحلول التقنية المناسبة لجميع المنشآت لضمان الربط مع منصة فاتورة من دون تغيير الأنظمة المحاسبية في منشأتك.
للمزيد حول حلول الفوترة الالكترونية والدعم الفني الذي نقدمه، ولمعرفة الخيارات المتاحة لمنشأتك لتحقيق الامتثال الكامل لمتطلبات زاتكا، لا تتردد بالتواصل معنا اليوم وطلب استشارة مجانية من فريقنا المتخصص.