تعني الفاتورة الالكترونية اليوم أكثر من مجرد وثيقة محاسبية، وخاصة في المملكة العربية السعودية، حيث فرضت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) معايير إلزامية لتطبيق الفوترة الالكترونية، بهدف مكافحة التهرب الضريبي، وتحسين الشفافية المالية، وتسهيل عمليات التدقيق والمراقبة.
لكن ما هي مواصفات الفاتورة الالكترونية التي يجب على الشركات الالتزام بها؟ وما الفرق بين الفاتورة الضريبية والفاتورة المبسطة؟ وكيف يمكن للمنشآت في السعودية تجهيز أنظمتها المحاسبية للامتثال الكامل لمتطلبات الفوترة الالكترونية؟ سنجيب عن هذه الأسئلة بالتفصيل في هذا الدليل الشامل.
ما هي الفاتورة الالكترونية؟
الفاتورة الالكترونية هي مستند رقمي يتم إنشاؤه وحفظه وإرساله إلكترونيًا وفق مواصفات ومعايير محددة. وتهدف إلى استبدال الفواتير الورقية التقليدية بأنظمة رقمية متطورة، مما يسهل الامتثال الضريبي ويساهم في الحد من التهرب الضريبي.
تتطلب الفاتورة الالكترونية أن تكون قابلة للقراءة والمعالجة آليًا، ومتصلة بأنظمة الفوترة الالكترونية المعتمدة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك “زاتكا” لضمان الامتثال الكامل.
اقرأ أيضًا: الشركات الملزمة بتطبيق الفوترة الالكترونية: دليل شامل
مواصفات الفاتورة الالكترونية السعودية
وفقًا للائحة هيئة الزكاة، يجب أن تتضمن الفاتورة الالكترونية مجموعة من المتطلبات الفنية والتنظيمية التي تضمن امتثالها للنظام الجديد.
1. المواصفات الفنية للفاتورة الالكترونية
- الصيغ المعتمدة: يجب إصدار الفواتير بصيغة XML أو PDF/A-3 مع تضمين ملف XML داخلها.
- التوقيع الالكتروني: اعتماد تقنيات التشفير لضمان مصداقية الفاتورة وحمايتها من التلاعب.
- رمز الاستجابة السريعة (QR Code): يحتوي على بيانات المورد والمشتري وتفاصيل الفاتورة.
- التخزين الرقمي: حفظ الفواتير لمدة لا تقل عن 6 سنوات وفقًا للوائح الهيئة.
- إمكانية الربط مع منصة “فاتورة”: لضمان الامتثال الفوري والمراقبة من قبل ZATCA.
2. الحقول الإلزامية في الفاتورة الالكترونية
لضمان الامتثال، يجب أن تحتوي كل فاتورة إلكترونية على المعلومات التالية:
- اسم المورد وعنوانه ورقم السجل التجاري.
- الرقم الضريبي للمورد والمشتري (إن وجد).
- تفاصيل السلع أو الخدمات المقدمة مع الكمية والسعر الفردي.
- إجمالي الفاتورة شامل ضريبة القيمة المضافة (VAT).
- تاريخ إصدار الفاتورة ورقمها التسلسلي الفريد.
الفرق بين الفاتورة الضريبية والفاتورة الضريبية المبسطة
يوجد نوعان رئيسيان من الفواتير الالكترونية، وكل منهما يخدم غرضًا مختلفًا وفقًا لنوع المعاملة التجارية:
1. الفاتورة الضريبية (B2B)
- موجهة من منشأة إلى منشأة أخرى (Business to Business).
- تتضمن جميع الحقول الإلزامية بالتفصيل.
- يجب إرسالها عبر نظام الربط الالكتروني لمنصة “فاتورة”.
- يتم التحقق منها تلقائيًا لضمان الامتثال للمعايير الضريبية.
2. الفاتورة الضريبية المبسطة (B2C)
- تصدر عند البيع للمستهلك النهائي (Business to Consumer).
- تحتوي على بيانات أقل مقارنةً بالفاتورة الضريبية الكاملة.
- يجب مشاركتها مع هيئة الزكاة عبر منصة “فاتورة” خلال 24 ساعة من إصدارها.
- يتم استخدام QR Code لتوفير البيانات المطلوبة بشكل مبسط.
اقرأ أيضًا: كيف يمكن تخزين بيانات الفاتورة الالكترونية وأرشفتها؟
كيف تجهز منشأتك للامتثال لمواصفات الفاتورة الالكترونية؟
لتطبيق مواصفات الفاتورة الالكترونية بنجاح، يحتاج إلى اتباع الخطوات التالية:
1. اختيار نظام فوترة إلكترونية متوافق
يجب على الشركات استخدام برنامج فوترة معتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك لضمان التوافق مع متطلبات الفوترة الالكترونية.
2. التأكد من الجاهزية الفنية ومواصفات الفاتورة الالكترونية
التحقق من أن نظام المحاسبة يدعم صيغ الفواتير المعتمدة (XML أو PDF/A-3).
ضبط إعدادات التوقيع الالكتروني لضمان الأمان والمصداقية.
التأكد من أن جميع الفواتير تتضمن رمز الاستجابة السريعة (QR Code) لتسهيل الفحص والتحقق.
3. الربط مع منصة “فاتورة”
تفرض المرحلة الثانية من الفوترة الالكترونية على الشركات ربط أنظمة الفوترة الخاصة بها بمنصة “فاتورة” التابعة لزاتكا، ما يسمح بإرسال الفواتير في الوقت الفعلي إلى الهيئة والمصادقة عليها قبل إرسالها إلى العملاء.
4. تدريب الموظفين على استخدام الفوترة الالكترونية
يعد تدريب فرق العمل على إنشاء وإرسال الفواتير الالكترونية أمرًا بالغ الأهمية لضمان الامتثال المستمر، وتقليل الأخطاء التشغيلية.
EZ Integrated: شريكك في تطبيق مواصفات الفاتورة الالكترونية
تسهّل EZ Integrated عملية الامتثال لنظام الفوترة الالكترونية من خلال توفير حلول متكاملة تشمل:
- أنظمة فوترة إلكترونية معتمدة من ZATCA.
- تطبيق آمن للربط مع منصة “فاتورة” وإرسال الفواتير في الوقت الفعلي.
- دعم فني متواصل لضمان تشغيل سلس دون انقطاع.
- تدريب مخصص للموظفين لتبسيط عمليات الفوترة الالكترونية.
أصبح الامتثال لمواصفات الفاتورة الالكترونية أمرًا ضروريًا لجميع الشركات في السعودية، إذ يضمن تنظيم العمليات المالية وتقليل الأخطاء وتعزيز الشفافية. مع التحول الرقمي المتسارع، فإن الاستثمار في نظام فوترة إلكترونية متكامل هو خطوة أساسية لتحقيق الامتثال وتجنب العقوبات التنظيمية.
لا تنتظر حتى اقتراب موعد الامتثال! تواصل مع EZ Integrated اليوم لاكتشاف الحلول التي تناسب منشأتك، وابدأ رحلتك نحو نظام فوترة إلكترونية أكثر كفاءة وأمانًا.