تؤدي أنظمة الفوترة الالكترونية دورًا رئيسًا في عملية التحول الرقمي في المملكة العربية السعودية، ويعد توفير متطلبات المرحلة الثانية للفاتورة الالكترونية خطوة حاسمة نحو إتمام هذا التحول؛ حيث تركز على الربط والتكامل بين أنظمة الفوترة الالكترونية للمنشآت ومنصة “فاتورة” التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
في هذه المقالة، نستعرض متطلبات المرحلة الثانية للفاتورة الالكترونية بشكل عام، مع التركيز على ما يتعلق بالمجموعة 21، ونقدم خطوات عملية لتجهيز منشأتك للامتثال قبل الموعد المحدد.
ما هي متطلبات المرحلة الثانية للفاتورة الالكترونية؟
في المملكة العربية السعودية، تُعرف المرحلة الثانية من الفوترة الالكترونية بـ”مرحلة الربط والتكامل”، وتهدف إلى تعزيز التكامل بين أنظمة الفوترة الالكترونية للمنشآت ونظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك “زاتكا”.
ومن أبرز متطلبات المرحلة الثانية للفاتورة الالكترونية:
– الربط مع نظام زاتكا: يتعين على المنشآت ربط أنظمة الفوترة الالكترونية الخاصة بها مع نظام الهيئة لضمان تبادل البيانات بسلاسة.
– صيغة الفواتير الإلكترونية: يجب إصدار الفواتير الإلكترونية بصيغة محددة ومعتمدة من قبل الهيئة، مما يسهل معالجتها وتدقيقها.
– تضمين عناصر إضافية في الفاتورة الالكترونية: مثل رمز الاستجابة السريعة (QR Code) والتوقيع الرقمي لضمان مصداقية الفاتورة.
ويتم تطبيق هذه المتطلبات بشكل تدريجي على مجموعات من المنشآت، حيث تقوم الهيئة بإبلاغ كل مجموعة قبل التاريخ المحدد للربط بستة أشهر على الأقل.
اقرأ أيضًا: طرق ربط الفاتورة الالكترونية مع الزكاة والدخل
الزكاة والجمارك تحدد متطلبات المرحلة الثانية للفاتورة الالكترونية للمجموعة 21
أعلنت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عن بدء تطبيق متطلبات المرحلة الثانية للفاتورة الالكترونية على المجموعة الحادية والعشرين، وذلك اعتبارًا من 1 يونيو 2025.
وتشمل المجموعة الحادية والعشرين من الفاتورة الالكترونية: المنشآت الخاضعة لضريبة القيمة المضافة التي يبلغ إجمالي إيراداتها السنوية بين 50 مليون و100 مليون ريال سعودي.
وقد دعت الهيئة جميع المنشآت المشمولة في هذه المجموعة إلى البدء في تجهيز أنظمتها للامتثال للمتطلبات الجديدة، والتأكد من جاهزيتها قبل الموعد المحدد.
خطوات تجهيز متطلبات المرحلة الثانية للفاتورة الالكترونية قبل موعد الامتثال
لضمان الامتثال السلس لجميع متطلبات المرحلة الثانية للفاتورة الالكترونية، يجب على المنشآت اتباع خطوات واضحة ومدروسة لضمان تكامل أنظمتها مع منصة “فاتورة”، ويمكن إيجازها بالتالي:
1. التحقق من جاهزية الأنظمة المحاسبية الحالية
قبل الشروع في أي تحديثات تقنية، يجب على المنشآت مراجعة أنظمة الفوترة الالكترونية التي تستخدمها حاليًا والتأكد من مدى توافقها مع متطلبات المرحلة الثانية للفاتورة الالكترونية.
وينبغي للنظام أن يدعم النظام إصدار الفواتير بالصيغ المعتمدة مثل XML أو PDF/A-3، وأن يكون قادرًا على إرسال الفواتير بشكل مباشر إلى منصة “فاتورة”.
وفي حال كان نظام الفوترة الحالي غير متوافق مع المتطلبات الجديدة، فقد يكون من الضروري التحديث أو استبداله بحل أكثر تطورًا يلبي جميع المعايير التنظيمية.
2. التواصل مع مزود حلول الفوترة الإلكترونية
الاعتماد على مزود حلول فوترة موثوق هو أحد أهم العوامل لضمان الامتثال لكل متطلبات المرحلة الثانية للفاتورة الالكترونية.
ينبغي التواصل مع مزود حلول الفوترة الإلكترونية المعتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، مثل EZ Integrated، للتأكد من أن أنظمة الربط متوافقة وجاهزة للعمل.
يجب أن يتضمن الحل التقني الذي تقدمه الشركة القدرة على:
– الربط المباشر مع منصة “فاتورة”.
– إصدار الفواتير الإلكترونية وحفظها بتنسيقات متوافقة مع زاتكا.
– إدارة العمليات المحاسبية وتوثيق جميع العمليات المالية بفعالية.
اقرأ أيضًا: كيف تختار مزود حلول الفوترة الالكترونية المناسب لشركتك؟
3. تحديث الأنظمة لضمان الامتثال الكامل
بعد تقييم الأنظمة الحالية واختيار مزود الحلول التقنية، يأتي دور التحديثات اللازمة لضمان الامتثال الكامل. ويمكن أن تشمل التحديثات:
– إضافة التوقيع الإلكتروني للفواتير الضريبية والمبسطة.
– تضمين الحقول الإلزامية الإضافية مثل رقم تعريف المورد والمشتري.
– تحديث قواعد تخزين الفواتير الإلكترونية وفق المعايير المحددة من الهيئة.
– يجب أيضًا تنفيذ اختبارات تشغيلية للتأكد من أن النظام يعمل بكفاءة قبل تطبيقه على نطاق واسع داخل المنشأة.
4. تدريب الفرق المحاسبية والتقنية على متطلبات المرحلة الثانية للفاتورة الالكترونية
من المهم أن يكون الموظفون المعنيون على دراية تامة بمتطلبات الفوترة الالكترونية الجديدة، لذا يُنصح بإجراء برامج تدريبية شاملة تشمل:
– كيفية إصدار الفواتير الإلكترونية وفق اللوائح الجديدة.
– التعامل مع الأخطاء المحتملة في الفواتير وتصحيحها قبل الإرسال.
– استخدام أدوات الفوترة الرقمية المتاحة في الأنظمة الجديدة.
5. تنفيذ اختبارات تجريبية للتأكد من جاهزية الربط
تساعد الاختبارات التجريبية على معالجة أي مشاكل تقنية في وقت مبكر وتجنب المخالفات التي قد تترتب على عدم الامتثال. ولهذا ينبغي تنفيذ اختبارات تجريبية داخل المنشأة قبل حلول الموعد النهائي بهدف التأكد من:
– إصدار الفواتير الإلكترونية وفق المتطلبات الجديدة.
– إرسال الفواتير بسلاسة إلى منصة “فاتورة”.
– التعامل مع أي مشكلات تقنية قد تعيق عملية الامتثال.
6. المتابعة المستمرة مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك
تبقى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك المصدر الرسمي للحصول على أي تحديثات تتعلق بـ متطلبات المرحلة الثانية للفاتورة الالكترونية. لذا، يجب على المنشآت:
– متابعة التحديثات الصادرة عن الهيئة بشأن متطلبات الامتثال.
– الاستفادة من الخدمات الاستشارية التي تقدمها الجهات المعتمدة.
– الاستفسار عن أي نقاط غير واضحة لضمان تطبيق صحيح وسليم للمتطلبات.
لماذا تختار حلول الفوترة الالكترونية من EZ Integrated؟
EZ Integrated مزود حلول فوترة الكترونية معتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، تضمن حلولنا الامتثال التام لجميع متطلبات المرحلة الثانية للفاتورة الالكترونية. من خلال خبرتنا الواسعة وفريقنا المتخصص، نقدم لكم:
– حلول متكاملة: أنظمة فوترة إلكترونية متوافقة بالكامل مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
– دعم فني مستمر: فريق دعم متواجد على مدار الساعة لضمان سير عملياتك بسلاسة.
– تدريب مخصص: برامج تدريبية مصممة خصيصًا لتلبية احتياجات منشأتك وضمان جاهزية فريقك للتعامل مع المتطلبات الجديدة.
– تحديثات منتظمة: ضمان تحديث أنظمتك باستمرار لتتوافق مع أي تغييرات أو متطلبات جديدة تصدرها الهيئة.
كلما بدأت في التجهيز المبكر، زادت فرصتك في تحقيق الامتثال دون أي عوائق. فلا تنتظر اقتراب موعد الامتثال للتواصل معنا وطلب استشارتك المجانية لنناقش كيف يمكننا مساعدة منشأتك في تطبيق الفوترة الإلكترونية بسلاسة وكفاءة. تواصل معنا اليوم!