إن معرفة طريقة ربط الفاتورة الالكترونية ضرورية لتطبيق المرحلة الثانية من الفوترة الالكترونية في المملكة العربية السعودية، فقد تم إلزام المنشآت الموجودة في السعودية والخاضعة لضريبة القيمة المضافة بربط أنظمة الفوترة لديها بالنظام الخاصة بهيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
في هذه المقالة نستعرض ما يميز طريقة ربط الفاتورة الالكترونية في السعودية، وأهم الخطوات التي ينبغي للمنشآت اتباعها لضمان الامتثال والربط مع نظام الهيئة عبر حلول الربط المعتمدة من EZ Integrated.
بماذا تتميز طريقة ربط الفاتورة الالكترونية في السعودية؟
بدأ تطبيق نظام الفاتورة الالكترونية في المملكة في تاريخ 4 ديسمبر 2021م، بإلزام المنشآت الخاضعة لضريبة القيمة المضافة بإصدار الفواتير الالكترونية عوضاً عن الفواتير التقليدية؛ سواءً المكتوبة يدوياً أو عبر برامج الكتابة التقليدية.
وأصبحت المنشآت مطالبة باستخدام برامج خاصة لإصدار الفاتورة الالكترونية بصيغة محددة وحقول إلزامية، مثل رقم الفاتورة ونوعها، ورمز الاستجابة السريعة الذي يحوي بيانات الفاتورة، ويمكن مسحه فقط عبر تطبيق زاتكا.
وفي الأول من يناير 2023م، بدأت المرحلة الثانية من الفوترة الالكترونية، والتي أطلقت عليها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عنوان ” مرحلة الربط والتكامل”.
وترجع تسمية المرحلة الثانية إلى أن المنشآت أصبحت مطالبة الآن بربط أنظمة إصدار الفاتورة الالكترونية لديها بمنصة “فاتورة” والتي تمثل نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
اقرأ أيضاً: كل ما تريد معرفته عن كيفية الربط مع منصة فاتورة
6 خطوات تختصر طريقة ربط الفاتورة الالكترونية في السعودية
إن نجاح طريقة ربط الفاتورة الالكترونية للمنشآت مرتبط بالخطوات السابقة واللاحقة التي تتبعها المنشأة لتهيئة البنية اللازمة للامتثال الضريبي، وتكامل نظامها مع نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بشكل سلس. وهذه الخطوات هي:
1. فهم متطلبات الفوترة الالكترونية في السعودية
لكل بلد قوانينه ولوائحه الخاصة بالفوترة الالكترونية، وتشمل متطلبات الفوترة الالكترونية في السعودية على سبيل المثال لا الحصر: إصدار الفاتورة الالكترونية بتنسيق (XML أو PDF/A-3) بحيث يمكن قراءتها ومعالجتها آلياً.
كما توجد حقول إلزامية ينبغي تضمينها في كل فاتورة الكترونية ضريبية، مثل رمز الاستجابة السريعة (QR Code)، ومجموع المبلغ شامل ضريبة القيمة المضافة إلى الفاتورة، وغيرها.
ولهذا فإن الخطوة الأولى قبل تفعيل طريقة ربط الفاتورة الالكترونية، هي التعرف إلى عناصر الفاتورة الالكترونية وحقولها الإلزامية وغيرها من المتطلبات الفنية.
2. تطبيق حل فوترة الكترونية متوافق
الخطوة التالية لتلبية متطلبات الفوترة الالكترونية في المرحلة الثانية، هي اعتماد نظام لإصدار الفواتير الالكترونية وإرسالها. والتحقق من أن النظام يعمل وفق المتطلبات الفنية والقانونية.
ويمكن للمنشآت الموجودة في السعودية التعاون مع مزودي حلول الفوترة المعتمدين من زاتكا، لتوفير حل تقني مصمم لإصدار الفواتير الالكترونية بالحقول الإلزامية، وتجنب المخالفات وما يترتب عليها من عقوبات مالية.
3. تأمين طريقة ربط الفاتورة الالكترونية وتطبيقها
فقد يكون لدى المنشأة نظام محاسبي قادر على إصدار الفواتير الالكترونية وفق المتطلبات الفنية، لكن هذا النظام يحتاج إلى حل تقني يعمل بمثابة وسيط لإرسال الفواتير من برنامج المحاسبة إلى منصة فاتورة.
ومن هنا تبدأ طريقة ربط الفاتورة الالكترونية على أرض الواقع؛ عبر التعاون مع مزود حلول فوترة الكترونية معتمد، لتأمين الدعم التقني والفني للربط مع منصة فاتورة، وحماية بيانات المنشأة وعملائها من أي احتيال أو اختراق.
اقرأ أيضاً: دليل ربط API مع حلول الفوترة الالكترونية لتحسين الامتثال الضريبي
4. التأكد من التوثيق السليم وحفظ السجلات
تنص متطلبات الفوترة الالكترونية من زاتكا على أن كل منشأة ملزمة بالاحتفاظ بسجلات لجميع الفواتير الصادرة، وبتنسيق الكتروني لمدة 6 سنوات على الأقل.
وهذا يعني أن المطلوب من نظام الفوترة الالكترونية ليس إصدار الفواتير وحسب، وإنما أرشفتها أيضاً والتأكد من أن النسخ الاحتياطية وطريقة التخزين مناسبتان لتلبية المتطلبات بفعالية.
5. تحديث نظام وحلول الفوترة الالكترونية بانتظام
من المحتمل أن تتغير القوانين المرتبطة بالفوترة الالكترونية كل فترة، ولهذا من الأهمية بمكان تتبع التحديثات في القوانين واللوائح ذات الصلة.
وكما تتحدث القوانين، فإن نظام الفوترة الالكترونية ينبغي أن يكون مؤهلاً للتعامل مع أية تغييرات في تنسيق الفواتير أو طريقة ربط الفاتورة الالكترونية.
وإذا احترت التعامل مع مزود حلول فوترة الكترونية معتمد، مثل EZ Integrated، فسوف تتولى فرق الدعم الفني المتخصصة مهمة مراقبة اللوائح، وإجراء التحديثات المطلوبة لضمان سير العمليات المالية بكفاءة في منشأتك.
6. تدريب الفِرق على طريقة ربط الفاتورة الالكترونية
ترتبط هذه الخطوة بسابقتها، فالإيفاء بمتطلبات زاتكا ليس مجرد مطلب تقني، وإنما عامل بشري أيضاً. ولهذا ينبغي توعية الفرق بأكملها، وخاصة فريق الفوترة وإعداد التقارير الضريبية، بشؤون بالفوترة الالكترونية. وعقد جلسات تدريبية بانتظام.
طريقة ربط الفاتورة الالكترونية مع حلول EZ Integrated: السرعة والدقة
تُعد طريقة ربط الفاتورة الالكترونية خطوة حاسمة في مسيرة التحول الرقمي لأي منشأة، وهي ضرورية لضمان الامتثال للوائح هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة العربية السعودية.
مع EZ Integrated، ستتجاوز منشأتك جميع التحديات التقنية التنظيمية؛ نقدم حلول ربط فعّالة مصممة لتتكامل بسلاسة مع أنظمة الفوترة الموجودة لديك، لضمان الأمان والدقة وسرعة الإنجاز.
إذا كنت تبحث عن طريقة ربط الفاتورة الالكترونية سهلة وآمنة، فلا تتردد في طلب استشارة مجانية من خبرائنا!