يشكل تكويد المنتجات للفاتورة الالكترونية أحد المتطلبات الأساسية للامتثال لنظام الفوترة الالكترونية في المملكة العربية السعودية. إذ يُلزم نظام الفاتورة الالكترونية المنشآت باستخدام أكواد تعريفية موحدة للمنتجات لضمان دقة البيانات وتسهيل عمليات التدقيق الضريبي، مما يعزز الامتثال للمرحلة الثانية من الفوترة الالكترونية (الربط والتكامل).
في هذه المقالة، نستعرض مفهوم تكويد المنتجات للفاتورة الالكترونية، والمعايير المعتمدة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA)، بالإضافة إلى خطوات عملية لتطبيقه في منشأتك بسلاسة.
ما هو تكويد المنتجات للفاتورة الالكترونية؟
يشير تكويد المنتجات للفاتورة الالكترونية إلى استخدام رموز فريدة لتحديد وتصنيف السلع والخدمات في الفواتير الالكترونية وفقًا لمعايير محددة. يساعد هذا التكويد في توحيد البيانات وتقليل الأخطاء، وتحسين كفاءة إدارة الضرائب والمخزون.
تعتمد المملكة العربية السعودية على معايير GS1 GTIN كمرجع رئيسي لتكويد المنتجات، حيث تتيح هذه الأكواد تعقب المنتجات بسهولة عبر سلسلة التوريد، مما يعزز من دقة البيانات المالية والضريبية.
معايير تكويد المنتجات المعتمدة في السعودية
لضمان الامتثال للفوترة الالكترونية، حددت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك معايير لتكويد المنتجات، وتشمل:
– نظام الرقم الضريبي العالمي (GTIN – Global Trade Item Number): وهو معيار دولي لتحديد المنتجات باستخدام رموز GS1، مما يسهل تبادل البيانات بين الأنظمة المختلفة.
– نظام التكويد الداخلي: يمكن للمنشآت التي لا تستخدم GTIN إنشاء نظام تكويد داخلي خاص بها، بشرط أن يكون لكل منتج رمز فريد يضمن عدم التكرار.
– الربط مع منصة “فاتورة”: يجب أن تكون الأكواد قابلة للقراءة والمعالجة إلكترونيًا لضمان الامتثال الكامل عند إرسال الفواتير إلى الهيئة.
اقرأ أيضًا: كل ما تريد معرفته عن كيفية الربط مع منصة فاتورة
خطوات تكويد المنتجات للفاتورة الالكترونية السعودية
لتطبيق تكويد المنتجات للفاتورة الالكترونية بكفاءة، يجب اتباع خطوات واضحة تضمن دقة البيانات والامتثال لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. فيما يلي خطوات تفصيلية لمساعدتك على تنفيذ التكويد بطريقة صحيحة:
1. حصر المنتجات وإعداد قائمة مفصلة
ابدأ بتجميع قائمة شاملة بجميع المنتجات التي تقدمها منشأتك، مع تحديد المواصفات الأساسية لكل منتج مثل الاسم، الفئة، السعر، والمورد. حيث يساعد ذلك في تبسيط عملية التكويد وضمان عدم حدوث أخطاء أو تكرار في الأكواد.
2. اختيار نظام التكويد المناسب
حدد ما إذا كنت ستستخدم رموز GS1 GTIN أو ستعتمد على نظام داخلي لإدارة الأكواد. إذا كنت تعمل مع موردين دوليين، فمن الأفضل اعتماد GTIN لضمان توافق البيانات مع المعايير العالمية.
3. تخصيص أكواد فريدة لكل منتج
قم بإعطاء كل منتج كودًا فريدًا يتماشى مع النظام المختار. تأكد من أن جميع الأكواد مخزنة في قاعدة بيانات مركزية وأنها قابلة للبحث والاسترجاع بسهولة.
4. تحديث أنظمة الفوترة والمحاسبة
تكامل نظام التكويد مع برنامج الفوترة الالكترونية المستخدم في منشأتك لضمان إدراج الأكواد تلقائيًا عند إصدار الفواتير. إذا كنت تستخدم أنظمة إدارة الموارد (ERP)، فتأكد من تكامل التكويد مع جميع عمليات المبيعات والمخزون.
اقرأ أيضًا: دليل التكامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية وأنظمة إدارة الموارد
5. اختبار التكويد وضمان الامتثال
قبل اعتماد نظام التكويد بشكل نهائي، اختبر الفواتير الصادرة للتحقق من صحة الأكواد وضمان توافقها مع متطلبات ZATCA. يمكن استخدام أدوات التدقيق الالكتروني لتحديد أي أخطاء قبل إرسال الفواتير رسميًا.
6. تدريب الموظفين على تكويد المنتجات للفاتورة الالكترونية
يعد تدريب فريق العمل على تكويد المنتجات للفاتورة الالكترونية أمرًا ضروريًا لضمان الاستخدام الصحيح للأكواد ومنع الأخطاء البشرية في إدخال البيانات.
7. متابعة التحديثات وإدارة الأكواد بانتظام
تحقق دوريًا من صحة الأكواد وامتثالها للتحديثات الصادرة عن الهيئة، خاصة عند إدخال منتجات جديدة أو تغيير بيانات المنتجات الحالية.
تحديات تكويد المنتجات للفاتورة الالكترونية وكيفية التغلب عليها
رغم أهمية تكويد المنتجات للفاتورة الالكترونية، قد تواجه بعض المنشآت تحديات مثل:
– تحديث المخزون القديم: قد يكون تحويل المخزون الحالي إلى نظام التكويد الجديد صعبًا، لكن يمكن التغلب على ذلك من خلال جدولة عملية التكويد تدريجيًا وتقسيم المنتجات إلى فئات للتحديث المرحلي.
– إدارة عدد كبير من المنتجات: يوصى باستخدام برامج متخصصة لإدارة الأكواد والربط التلقائي مع أنظمة الفوترة.
– تأكد من صحة الأكواد: الحل هو دمج أنظمة التدقيق التلقائي ضمن برامج الفوترة الالكترونية.
– عدم توافق الأنظمة القديمة مع متطلبات التكويد: يكمن الحل في استخدام حلول ERP متوافقة مع الفوترة الالكترونية.
EZ Integrated: حلول متكاملة لتكويد المنتجات والربط مع الفوترة الالكترونية
تحتاج الشركات في المملكة العربية السعودية إلى حلول متكاملة لضمان الامتثال التام لمتطلبات هيئة الزكاة، وهنا يأتي دور EZ Integrated كأحد مزودي حلول الفوترة الالكترونية المعتمدين.
لماذا تختار EZ Integrated؟
– توافق تام مع معايير ZATCA: دعم التكويد وفقًا لمعايير GS1 GTIN
– أدوات تدقيق متقدمة: لضمان صحة الأكواد والامتثال للوائح
– تكامل سلس مع منصة فاتورة: لضمان إصدار الفواتير بشكل تلقائي وسريع
– تدريب ودعم فني متكامل: لمساعدة فرق العمل على تطبيق التكويد بكفاءة
هل ترغب في تسهيل عملية تكويد المنتجات للفاتورة الالكترونية وضمان توافق نظام المحاسبة في شركتك مع متطلبات الفوترة الالكترونية في السعودية؟
تواصل معنا لحجز استشارتك المجانية لدعم منشأتك في تطبيق أفضل ممارسات الفوترة الالكترونية!