قد يبدو تعديل الفاتورة الإلكترونية السعودية أمرًا بسيطًا في نظر كثير من أصحاب المنشآت، لكنه في الحقيقة يخضع لضوابط دقيقة تفرضها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك لضمان الشفافية والامتثال للنظام. فما الذي يحدث إذا اكتشفت خطأ بعد إرسال الفاتورة؟ وهل يمكن حذفها أو تعديلها؟ وما طريقة تعديل الفاتورة الإلكترونية بشكل نظامي؟
في هذا المقال، نستعرض إجابات دقيقة وأمثلة عملية لتوضيح كيفية تعديل الفاتورة الإلكترونية وفق القواعد المعلنة من الهيئة، مع خطوات عملية لتصحيح الأخطاء دون مخالفة التعليمات الرسمية.
لماذا يُعد تعديل الفاتورة الإلكترونية مسألة تنظيمية حساسة؟
تطبّق هيئة الزكاة والضريبة والجمارك نظام الفوترة الإلكترونية على مرحلتين رئيسيتين: مرحلة الإصدار والحفظ التي بدأت في عام 2021، ومرحلة الربط والتكامل التي انطلقت تدريجيًا منذ عام 2023 حتى اليوم.
ومنذ تطبيق المرحلة الثانية، أصبحت كل فاتورة إلكترونية وثيقة مالية رسمية تُصدر إلكترونيًا وتُحفظ وتُرسل بطريقة مشفّرة.
ولهذا السبب، فإن أي تعديل على الفاتورة الإلكترونية بعد إصدارها أو إرسالها يُعتبر تغييرًا في بيانات ضريبية معتمدة، وهو ما قد يؤدي إلى مخالفة نظامية.
تهدف هذه الإجراءات إلى حماية المستهلك والمنشأة معًا، وضمان أن جميع البيانات الضريبية صحيحة وموثقة لحظة الإصدار.
هل يمكن تعديل أو حذف الفاتورة الإلكترونية بعد الإرسال؟
الإجابة المباشرة هي: لا يمكن حذف أو تعديل الفاتورة الإلكترونية بعد إرسالها أو مشاركتها مع العميل. فبمجرد إرسال الفاتورة إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أو اعتمادها من الطرف الآخر، لا يُسمح بأي تعديل مباشر.
ويتم التصحيح فقط من خلال إصدار ملاحظة دائن لتقليل القيمة أو ملاحظة مدينة لزيادتها، على أن ترتبط هذه الملاحظة بالفاتورة الأصلية من خلال رقمها التسلسلي الفريد.
أما إذا كانت الفاتورة ما تزال في مرحلة الإعداد داخل النظام ولم تُرسل بعد إلى الهيئة، فيمكن إجراء التعديل على الفاتورة الإلكترونية قبل اعتمادها أو توليد رمزها الإلكتروني النهائي.
طريقة تعديل الفاتورة الإلكترونية وفق الأنظمة الرسمية
تُعد طريقة تعديل الفاتورة الإلكترونية في السعودية محددة وواضحة. فإذا اكتشفت وجود خطأ بعد الإصدار، فالحل النظامي يكون عبر الخطوات التالية:
1. التحقق من حالة الفاتورة في النظام:
إذا كانت الفاتورة لم تُرسل بعد أو تم رفضها من الهيئة، يمكن تعديلها داخليًا دون مخالفة.
2. إصدار ملاحظة دائن أو ملاحظة مدينة:
استخدم ملاحظة دائن إذا كان المطلوب إلغاء الفاتورة أو تخفيض قيمتها. واستخدم ملاحظة مدينة إذا كان الخطأ يتطلب زيادة المبلغ أو تعديل بند معين.
3. ربط الملاحظة بالفاتورة الأصلية:
يجب أن تتضمن الملاحظة رقم الفاتورة الأساسية لتوثيق العلاقة بين الوثيقتين.
4. إرسال الملاحظة إلى منصة “فاتورة” عبر النظام المتكامل:
لتسجيل التعديل رسميًا لدى الهيئة.
5. حفظ السجلات والأرشفة:
احتفظ بالفاتورة الأصلية والملاحظات المصاحبة ضمن السجلات الإلكترونية لمدة لا تقل عن خمس سنوات لضمان الامتثال الكامل.
كيفية تعديل الفاتورة الإلكترونية قبل الإرسال
تتيح بعض أنظمة الفوترة والتقارير المالية إمكانية تعديل الفاتورة الإلكترونية قبل الإرسال، وذلك في حال كانت في وضع “مسودة” أو “قيد المراجعة”. ويمكن في هذه المرحلة تصحيح الأخطاء التالية:
- خطأ في بيانات المشتري أو السجل التجاري.
- تعديل في قيمة المبلغ أو ضريبة القيمة المضافة.
- تصحيح نوع الفاتورة (فاتورة بيع إلى منشأة أو إلى مستهلك).
- تعديل بند أو وصف السلعة قبل الاعتماد النهائي.
لكن بعد أن تُرسل الفاتورة أو تُقبل من الهيئة، يصبح أي تعديل مباشر غير مسموح، ويجب اتباع الخطوات النظامية باستخدام الملاحظات الإلكترونية.
نصائح لتجنب الحاجة إلى تعديل الفواتير الإلكترونية
اتباع هذه الخطوات الوقائية يقلل احتمالية الأخطاء، ويوفر وقت المنشأة وجهدها أثناء المراجعة أو التدقيق:
- استخدم حلول فوترة إلكترونية معتمدة من هيئة الزكاة والضريبة.
- راجع جميع البيانات الضريبية قبل الإرسال النهائي.
- درّب فريقك على كيفية تعديل الفاتورة الإلكترونية وفق اللوائح الرسمية.
- تأكد من حفظ كل الفواتير والملاحظات في أرشيف إلكتروني آمن يسهل الوصول إليه عند الحاجة.
كيف تساعدك EZ Integrated وشركاؤها في تعديل الفواتير الإلكترونية بذكاء؟
تعمل EZ Integrated كمزود حلول معتمد لربط الأنظمة المحاسبية وأنظمة نقاط البيع مع منصة فاتورة التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك، لتسهيل تطبيق المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية وضمان الامتثال الكامل لمتطلبات التكامل التقني.
ومن خلال شراكتها مع أنظمة نقاط البيع المتطورة مثل CODEIT، توفر EZ Integrated بيئة عمل مترابطة تتيح للمستخدمين إدارة وتصحيح الفواتير بمرونة وسرعة عالية.
أبرز مزايا حلول الفوترة من EZ Integrated وشركائها:
- تكامل مباشر مع منصة فاتورة لإرسال الفواتير والملاحظات إلكترونيًا دون تدخل يدوي.
- تصحيح فوري للأخطاء عبر ملاحظات دائن أو مدينة متوافقة مع متطلبات الهيئة.
- تنبيهات تلقائية عند وجود فواتير مرفوضة أو ناقصة لتفادي المخالفات.
- أرشفة آمنة ومتكاملة لجميع العمليات ضمن قاعدة بيانات موثوقة.
عبر حلولنا المعتمدة وشركائنا الموثوقين، نضمن انتقالك الآمن للمرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية. لتفاصيل أكثر حول حلولنا الذكية، لا تتردد بالتواصل مع فريق EZ Integrated اليوم.