مع التوسع السريع في بيئة الأعمال، أصبحت الشركات الجديدة في السعودية مطالَبة منذ لحظة التأسيس بالامتثال لأنظمة الفوترة الإلكترونية، والتي تشرف عليها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. وبما أن الفاتورة الإلكترونية تمثل اليوم عنصرًا محوريًا في التحول الرقمي، فإن معرفة الإجراءات الصحيحة منذ البداية تضمن سلاسة التشغيل وتفادي الغرامات.
في هذا الدليل، نشرح كل ما تحتاج إليه الشركات الناشئة لتفعيل الفاتورة الإلكترونية في السعودية، بدءًا من التسجيل في ضريبة القيمة المضافة، وحتى الربط الفني الكامل مع منصة فاتورة.
متى تُلزم الشركات الجديدة في السعودية بالفوترة الإلكترونية؟
منذ إطلاق المرحلة الأولى من الفوترة الإلكترونية في ديسمبر 2021، أصبحت جميع المنشآت الخاضعة لضريبة القيمة المضافة مطالبة بإصدار الفواتير الإلكترونية. ولا تُمنح الشركات الجديدة في السعودية فترة سماح طويلة، بل يجب أن تبدأ إجراءات الامتثال مباشرة بعد التسجيل.
وتخضع الشركات لنفس متطلبات الفوترة سواء أكانت صغيرة أم متوسطة، إذ تُطبّق أحكام الربط الإلكتروني عند بلوغ الإيرادات الحد المطلوب بحسب مراحل “الربط والتكامل”.
خطوات تفعيل الفاتورة الإلكترونية لدى الشركات الجديدة في السعودية
لتفعيل الفاتورة الإلكترونية بالشكل الصحيح، على المنشآت اتباع الخطوات التالية:
- التسجيل في بوابة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
- التقديم على ضريبة القيمة المضافة والحصول على الرقم الضريبي.
- اختيار نوع الفاتورة المناسب: ضريبية أو مبسطة.
- التحقق من توافق النظام المحاسبي مع متطلبات الهيئة.
تُعد هذه الخطوات جوهرية لضمان قبول الفواتير لاحقًا عبر منصة فاتورة.
الربط مع منصة فاتورة: متطلبات أساسية
بعد إعداد النظام الداخلي، تبدأ مرحلة الربط الإلكتروني التي تشمل:
- إعداد نظام محاسبي يدعم تنسيق XML أو PDF/A-3.
- تضمين عناصر إلزامية مثل الرقم الضريبي، التوقيع الرقمي، وQR Code.
- استخدام واجهات برمجة التطبيقات (APIs) المعتمدة من الهيئة.
- إرسال الفواتير إلكترونيًا بشكل لحظي إلى منصة فاتورة.
- التأكد من تلقي إشعارات القبول والرفض من الهيئة.
اقرأ أيضًا: كل ما تريد معرفته عن كيفية الربط مع منصة فاتورة
المرحلة الأولى مقابل المرحلة الثانية: ما الفرق؟
تمر الفوترة الإلكترونية في السعودية بمرحلتين:
- المرحلة الأولى (الإصدار والحفظ): تلزم بإصدار الفواتير إلكترونيًا دون ربط مباشر.
- المرحلة الثانية (الربط والتكامل): تُلزم بالربط الفوري وإرسال الفواتير لحظيًا.
تُطالب أغلب الشركات الجديدة في السعودية بتطبيق متطلبات المرحلة الثانية مباشرة، خاصة في حال تجاوزت إيراداتها الحد الذي تحدده الهيئة.
تدريب الموظفين وضبط العمليات الداخلية
لضمان الجاهزية الفنية والتقنية في العمليات المالية والفوترة الإلكترونية، ينبغي على الشركات الجديدة في السعودية:
- تدريب موظفي الحسابات على إصدار الفواتير الإلكترونية بالشكل السليم.
- ضمان دقة البيانات المدخلة، لتفادي رفض الفواتير.
- إشراك الموردين والعملاء في دورة إصدار الفواتير الإلكترونية، والتأكد من التزامهم.
- فهم المتطلبات الفنية والتنظيمية هو المفتاح لتجنب المخالفات.
اقرأ أيضًا: كيفية تدريب الموظفين على استخدام منظومة الفاتورة الالكترونية بكفاءة
أخطاء شائعة في الامتثال الضريبي تقع بها الشركات الجديدة في السعودية
من أبرز الأخطاء:
- التأخر في التسجيل في ضريبة القيمة المضافة.
- استخدام برامج فوترة غير متوافقة.
- إغفال بعض العناصر الإلزامية في الفاتورة.
- عدم الربط مع منصة فاتورة في الوقت المحدد.
تفادي هذه الأخطاء من البداية يحمي المنشأة من الغرامات ويعزز امتثالها.
كيف تساعدك EZ Integrated على الامتثال الكامل؟
بصفتها مزود حلول فوترة إلكترونية معتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، تقدم EZ Integrated:
- حلول جاهزة لربط أنظمة الفوترة مع منصة فاتورة.
- تكامل سلس مع الأنظمة المحاسبية الحالية.
- تدريب مباشر لفريقك.
- دعم فني مستمر وضمان التحديث حسب تعليمات الهيئة.
سواء كنت تدير عيادة، مطعمًا، أو شركة ناشئة، نوفر لك الحل التقني الأنسب. وكلما بدأت مبكرًا، كان الانتقال أسهل وأسرع. استعد من الآن! وابدأ رحلة التحول الرقمي بثقة.
تواصل مع فريق EZ Integrated الآن للحصول على استشارتك المخصصة، وابدأ تفعيل نظام الفوترة الإلكترونية لديك بكل سهولة وفعالية.