أعلنت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عن موعد ومعايير الربط الالكتروني للفواتير للمجموعتين التاسعة عشرة والعشرين، حيث أصبحت المنشآت المندرجة تحت هاتين المجموعتين من ضمن الفئات الملزمة بإكمال تكامل أنظمتها مع منصة “فاتورة”.
في هذه المقالة، نستعرض سريعًا مفهوم الربط الالكتروني للفواتير، ومواعيد تطبيقه للمجموعتين 19 و20، بالإضافة إلى الخطوات العملية التي يجب على المنشآت اتخاذها لضمان الامتثال الكامل لمتطلبات المرحلة الثانية من الفوترة الالكترونية.
ما هو الربط الالكتروني للفواتير وما هي المرحلة الثانية؟
الربط الالكتروني للفواتير هو عملية تكامل أنظمة الفوترة الخاصة بالمنشآت مع منصة “فاتورة” التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ما يتيح إرسال الفواتير مباشرة إلى الهيئة لمراجعتها والتحقق من صحتها قبل إصدارها.
ينقسم تطبيق الفوترة الالكترونية في السعودية إلى مرحلتين رئيسيتين:
1. المرحلة الأولى (الإصدار والحفظ):
بدأ العمل بها في 4 ديسمبر 2021م بإلزام المنشآت والتجار بإصدار الفواتير إلكترونيًا بدلاً من الفواتير الورقية أو الفواتير غير المتوافقة مع متطلبات الهيئة.
وتشمل متطلبات الفوترة الالكترونية في المرحلة الأولى تضمين الحقول الأساسية، مثل: (رقم الفاتورة، تاريخ الإصدار، بيانات المورد والمشتري، ورمز الاستجابة السريعة)
2. المرحلة الثانية (الربط والتكامل):
بدأت في 1 يناير 2023م، ويتم تنفيذها على عدة مجموعات وفق حجم إيرادات المنشآت، حيث يُلزم المكلفون بإجراء عملية الربط الالكتروني للفواتير.
كما تشمل متطلبات الفوترة الالكترونية في المرحلة الثانية إضافة عناصر جديدة للفواتير مثل” (معرف الفاتورة الفريد، رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة، والمجموع الفرعي شامل الضريبة)
اقرأ أيضًا: الحقول الإلزامية والاختيارية في الفاتورة الإلكترونية السعودية
موعد الربط الالكتروني للفواتير للمجموعة التاسعة عشرة
صرحت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أن جميع المنشآت التي تجاوزت إيراداتها 1.75 مليون ريال سعودي خلال عامي 2022 أو 2023 ستكون ضمن المجموعة التاسعة عشرة، وستكون مطالبة بإكمال عملية الربط مع منصة “فاتورة” بحلول 30 سبتمبر 2025م.
ويجب على المنشآت المدرجة ضمن هذه المجموعة الاستعداد مبكرًا لضمان تنفيذ الربط دون تأخير، حيث ستتلقى إشعارات رسمية من الهيئة تحدد المتطلبات اللازمة وتواريخ التطبيق النهائية.
موعد الربط الالكتروني للفواتير للمجموعة العشرين
أما بالنسبة للمجموعة العشرين، فقد تم تحديد معيار الإيرادات ليشمل جميع المنشآت التي تجاوزت 1.5 مليون ريال سعودي خلال عامي 2022 أو 2023، ويجب عليها إكمال عملية الربط الالكتروني بحلول 31 أكتوبر 2025م.
وكما هو الحال مع المجموعة التاسعة عشرة، ستقوم هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بإشعار المنشآت المشمولة بهذه المتطلبات وإبلاغها بكافة الخطوات اللازمة لضمان الامتثال قبل حلول الموعد النهائي.
خطوات الاستعداد للمرحلة الثانية والربط الالكتروني للفواتير
للتحضير بشكل صحيح لتطبيق المرحلة الثانية من الفوترة الالكترونية، يجب على المنشآت اتباع الخطوات التالية لضمان الامتثال الكامل وتجنب المخالفات:
1. تقييم جاهزية أنظمة الفوترة الحالية
يجب على المنشآت مراجعة أنظمتها المحاسبية والتأكد من أنها قادرة على إصدار الفواتير الالكترونية وفق متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. يمكن تحقيق ذلك من خلال:
– التحقق مما إذا كان النظام المستخدم متوافقًا مع معايير المرحلة الثانية.
– مراجعة الحقول الإلزامية والتأكد من إدراجها في الفواتير الصادرة.
– التأكد من دعم النظام لإصدار الفواتير بصيغة XML أو PDF/A-3.
2. اختيار مزود حلول فوترة إلكترونية معتمد
لتسهيل عملية الامتثال، من الضروري التعاون مع مزود حلول فوترة الكترونية معتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، مثل EZ Integrated، حيث يوفر حلولًا متكاملة للربط السلس مع منصة “فاتورة”.
وبشكل عام، يًنصح بالبحث عن المعايير التالية عند اختيار مزود حلول فوترة الكترونية معتمد:
– قدرة النظام على التكامل المباشر مع أنظمة الفوترة لديها.
– توفير مستوى عالٍ من الأمان لحماية البيانات المالية.
– الدعم الفني المستمر لضمان تشغيل النظام بكفاءة.
3. تدريب الموظفين على استخدام النظام الجديد
يعد تدريب الفرق الداخلية أمرًا بالغ الأهمية لضمان الانتقال السلس إلى الفوترة الالكترونية، ويمكن تحقيق ذلك من خلال:
– عقد ورش عمل لتعريف الفرق المالية والمحاسبية بمتطلبات الفوترة الالكترونية.
– تقديم تدريب عملي على كيفية إصدار الفواتير، التحقق من صحتها، وإرسالها عبر النظام الجديد.
– التأكد من أن جميع الموظفين على دراية باللوائح التنظيمية والمتطلبات الجديدة.
اقرأ أيضًا: كيفية تدريب الموظفين على استخدام منظومة الفاتورة الالكترونية بكفاءة
4. اختبار الأنظمة قبل التطبيق الرسمي
قبل الربط مع منصة “فاتورة”، تحتاج المنشآت إلى إجراء اختبارات للتحقق من أن النظام يعمل بشكل صحيح، وذلك من خلال:
– إصدار فواتير تجريبية وإرسالها إلى الهيئة للتحقق من امتثالها.
– فحص دقة البيانات المضمنة في الفواتير والتأكد من خلوها من الأخطاء.
– التأكد من سرعة وكفاءة معالجة الفواتير ضمن النظام.
5. متابعة التحديثات الصادرة عن هيئة الزكاة والضريبة والجمارك
تحديثات الأنظمة الضريبية والفوترة الالكترونية مستمرة، لذلك يجب على المنشآت البقاء على اطلاع دائم بالتغيرات عبر:
متابعة موقع الهيئة الرسمي والاطلاع على التحديثات الجديدة.
الاشتراك في النشرات الإخبارية الخاصة بالفوترة الالكترونية.
التواصل مع مزودي الحلول التقنية لضمان تحديث النظام وفق أي تغييرات مستقبلية.
الربط الالكتروني للفواتير أسهل مع حلول EZ Integrated
يعد الربط الالكتروني للفواتير خطوة أساسية نحو تحقيق الامتثال الضريبي الكامل وتحسين كفاءة العمليات المالية في شركتك. وإذا اخترت خلال الاعتماد على EZ Integrated، فيمكنك ضمان التالي:
– تكامل سلس مع منصة “فاتورة” لضمان الامتثال الكامل لمتطلبات الهيئة.
– دعم فني مستمر لحل المشكلات وضمان تشغيل الأنظمة بكفاءة عالية.
– تدريب شامل للموظفين على استخدام الأنظمة الجديدة والتأكد من فهمهم لجميع المتطلبات.
– أعلى مستويات الأمان والحماية لبيانات الفواتير الالكترونية.
هل ترغب في ضمان الامتثال السلس للربط الالكتروني للفواتير لمنشأتك؟
تواصل معنا الآن في EZ Integrated لحجز استشارة مجانية، ودع خبراءنا يساعدونك في تبسيط عملية الربط الالكتروني وضمان جاهزية منشأتك للمرحلة الثانية من الفوترة الالكترونية.