يمكن لعدم التحقق من صحة الفاتورة الالكترونية أن يتسبب بوقوع الشركة ضحية لعملية احتيال تكبدها خسائر فادحة وتضر بسمعتها. فبينما يتزايد الاعتماد على الفواتير الالكترونية في المملكة العربية السعودية، تتبع عمليات الاحتيال أساليب أكثر تعقيداً في محاولة لتصيد الشركات، مثل تقليد الموردين ومطالبة الشركة بتسديد فواتير مزيفة.
ما هو الاحتيال في الفواتير الالكترونية وما هي أشكاله؟ وكيف تبني استراتيجية التحقق من صحة الفاتورة الالكترونية في منشأتك لتكون بمثابة جدار ناري ضد المحتالين. نجيب عن كل ذلك في هذا الدليل من EZ Integrated.
أهمية التحقق من صحة الفاتورة الالكترونية
يعتمد أسلوب الاحتيال في الفواتير الالكترونية على إرسال فواتير مزيفة أو مزورة للمستلمين، بحيث تحاكي تلك الفواتير متطلبات الفاتورة الالكترونية وتطالب المستلمين بتسديد ثمن بضائع لم يشتروها أو تسديد مبالغ إضافية مقابل مشتريات سابقة.
وعلى الرغم من أن المنشآت في جميع القطاعات عرضة لعمليات الاحتيال في الفوترة الالكترونية، إلا أن الشركات والمشاريع التجارية عرضة للتهديد الأكبر لأن عملياتها المالية أكثر كثافة وزخماً.
وتستمر عواقب الوقوع في الاحتيال على المدى الطويل، ففي حالات كثيرة يشعر عملاء الشركة وشركاؤها بعدم الأمان، ويفضلون عدم إجراء معاملات تجارية جديدة مع الشركة التي وقعت في فخ الاحتيال.
اقرأ أيضاً: تحديات تطبيق المرحلة الثانية من الفوترة الالكترونية وكيفية تجاوزها
3 حالات تتطلب التحقق من صحة الفاتورة الالكترونية
إذا أردت بناء إطار عمل التحقق من صحة الفاتورة الالكترونية في منشأتك، ابدأ بتحديد الحالات التي تتطلب إجراء تحقق مضاعف عليها، ويمكن حصرها في الحالات التالية:
1. الفواتير الالكترونية المكررة
ويعني أن يتم إرفاق مجموعة كبيرة من الأوراق مع الفاتورة الالكترونية، وذلك لتلقي مبالغ أكبر من سعر الخدمة أو السلعة المحددة.
يقع هذا النوع من الاحتيال في معظم المؤسسات، وخاصة قسم الحسابات الدائنة حيث لا يتم التحقق من صحة الفاتورة الالكترونية إطلاقاً.
في حالات أخرى، يتم الاعتماد على موظف لتدقيق الفاتورة، لكن غالباً لا ينتبه الموظفون إلى أن الفاتورة مزيفة نظراً لوجود فاتورة أصلية.
وبالتالي فإن أفضل إجراء يمكن اتباعه للتقليل من خطر هذا الاحتيال هو وضع ضوابط قوية لتتبع معلومات الفاتورة، واستخدام التقنية للمساعدة في تدقيق الفواتير.
2. الفواتير المزورة
وهي عملية احتيالية يتم من خلالها تحصيل رسوم من الشركات مقابل سلع أو خدمات لم يتم تقديمها، حيث يرسل المحتالون فواتير تحمل أسماء شركات تبدو مرخصة مع وصف مفصل مرفق معها تقنع الضحايا بالتسديد.
ما يجعل هذا النوع من الاحتيال خطراً هو أن شركات كثيرة تعتمد على الموردين، وقد لا تسمح موارد بعض الشركات -مثل الشركات الناشئة والمتوسطة- بإجراء تحقق من صحة جميع الفواتير.
وبناءً على ذلك فإن أفضل وسيلة لتجنب هذا الشكل من الاحتيال في الفواتير الالكترونية هي التواصل مع الموردين وتحديد تدابير أمنية متبادلة.
وفي حالات أخرى يزوِّر المحتالون فواتير حقيقية بتغيير تفاصيل الدفع غالباً، ويتمكنون من سرقة مبالغ ضخمة قبل اكتشاف الاحتيال.
3. هجمات التصيُّد الاحتيالي
في هذه العمليات الاحتيالية يلجأ المحتالون إلى البريد الإلكتروني عوضاً عن تزويد الفواتير، ويقومون بانتحال شخصية المورد أو العميل لمطالبة العميل بتسديد مبالغ عبر روابط تجبر المتلقي على تثبيت فيروس أو مشاركة بيانات خاصة.
وبما أن هذه الهجمات تعتمد على الهندسة الاجتماعية، فغالباً ما تكون ناجحة للغاية وخطرة. لكن يمكن للشركات تجنبها عبر تدريب موظفيها في برامج التوعية ووضع تدابير أمنية مثل نظام مصادقة البريد الإلكتروني.
5 طرق للتحقق من الفواتير الالكترونية
الآن بعد تعرفت على أكثر الأشكال شيوعاً وأشدها خطراً في عمليات الاحتيال على أنظمة الفوترة الالكترونية، إليك 5 طرق فعالة للتحقق من الفواتير الالكترونية وتجنب الاحتيال:
1. التحقق من صحة الفاتورة الالكترونية بفعالية
خط الدفاع الأول ضد الاحتيال في الفواتير الالكترونية هو تطوير نظام أو إطار عمل للتحقق من جميع الفواتير. إن تدقيق كل فاتورة سطراً سطراً سيسمح للشركات باكتشاف عمليات الاحتيال وأية أخطاء أخرى في الفاتورة الالكترونية قد تكلفها مبالغ كبيرة من المال.
2. استخدام الأدوات الرقمية للكشف عن الاحتيال في الفواتير
توفر التقنية اليوم أدوات يمكنها تتبع الفواتير وتوفير ملاحظات تلقائية حول أي خلل. وتوفر طبقة إضافية لحماية الشركات من الاحتيال في الفواتير الالكترونية.
ومن أهم هذه الأدوات قارئ رمز الاستجابة السريعة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (زاتكا)، الذي يتميز بإمكانية قراءة رمز الاستجابة السريعة (QR Code) على الفواتير الالكترونية والتحقق من صحة الفاتورة الالكترونية.
اقرأ أيضاً: أهمية رمز الاستجابة السريعة في الفاتورة الالكترونية في السعودية
3. التدريب المستمر للموظفين
مثلما تستخدم عصابات الاحتيال الالكتروني استراتيجيات متجددة، فإن على المنشآت تجديد استراتيجياتها الأمنية أيضاً، والتأكد من أن الموظفين قادرون على تحديد التحديات الجديدة والتصرف حيالها.
ينبغي إجراء جلسات تدريب وورش عمل بشكل دوري، ليتمكن الموظفون من التعرف على أشكال التزييف في الفواتير الالكترونية، ومعرفة كيفية التحقق من الفاتورة الالكترونية بكفاءة.
4. أمن المعلومات والبيانات
لتجنب مخاطر برامج الفدية أو تسرب البيانات، من الضروري الالتزام بإجراءات أمنية صارمة فيما يتعلق بأمن البيانات والمعلومات. يمكن حماية البيانات المالية عبر إجراءات متنوعة مثل النسخ الاحتياطي والتشفير وغيرها.
اقرأ أيضاً: كيف تحافظ حلول الفوترة الالكترونية على أمن البيانات والمعلومات
5. إنشاء نظام موافقة متعدد المستويات
عند بناء نظام هرمي لفحص الفواتير والموافقة عليها، فإن الموظفين المشاركين في عملية التحقق من الفاتورة الالكترونية يتنامى لديهم شعور بالمسؤولية. كما يضع عقبات إضافية أمام محاولات المحتالين اختراق العمليات المالية في منشأتك.
كيف تساعدك حلول EZ Integrated على التحقق من الفاتورة الالكترونية
في EZ Integrated نقدم لكم حلول فوترة الكترونية متكاملة للربط الآمن مع منصة فاتورة، والوقاية من أي احتيال في الفواتير الإلكترونية بفعالية.
باستخدام حلول الفوترة الالكترونية من EZ Integrated، يمكن لمنشأتك مطابقة الفواتير مع أوامر الشراء، والكشف عن الأنشطة غير العادية، وإدارة صلاحيات المستخدمين لمنع المعاملات غير المصرح بها.
نوفر أيضاً تقارير دقيقة لتحليل الأنماط ومراجعة الإنفاق. مع دعمنا الفني وخبراتنا، ستتمكن منشأتك من ضمان الامتثال الكامل لنظام زاتكا وتعزيز أمان عملياتها المالية.
تواصل معنا الآن واحصل على استشارتك المجانية لبناء نظام فوترة الكترونية آمن وممتثل بالكامل!