يعد ارسال الفاتورة الالكترونية للعملاء خطوة حاسمة لضمان الامتثال للأنظمة الضريبية في السعودية وتعزيز الثقة بين الشركات وعملائها. وقد أصبحت هذه العملية إلزامية بموجب المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية، والتي تهدف إلى تحسين الكفاءة وتيسير العمليات التجارية.
في هذه المقالة، سنتعرف على كيفية ارسال الفاتورة الالكترونية بأمان وبطريقة صحيحة، مع توضيح الخطوات الضرورية لضمان إرسالها في الوقت والشكل المناسبين.
أهمية ارسال الفاتورة الالكترونية للعملاء
من الناحية التنظيمية، فإن ارسال الفاتورة الالكترونية للعملاء إلزامي في المملكة العربية السعودية منذ بدء المرحلة الثانية من الفوترة الالكترونية في الأول من يناير 2023.
لكن ارسال الفواتير الالكترونية للعملاء هو أيضاً خطوة حاسمة في تعزيز الشفافية والمصداقية بين المنشأة وعملائها. فهي تتيح للعميل الوصول إلى تفاصيل معاملاته بسرعة وسهولة، مما يعزز الثقة ويقلل من الاستفسارات أو الشكاوى المرتبطة بالدفع.
متى يجب ارسال الفاتورة الالكترونية للعملاء؟
تختلف آلية عمل الفوترة الالكترونية في المملكة العربية السعودية باختلاف نوع الفاتورة، ويختلف معها ترتيب ارسال الفاتورة الالكترونية للعملاء:
ارسال الفاتورة الالكترونية البسيطة (B2C)
ففي حال إصدار فاتورة الكترونية مبسطة بين منشأة ومستهلك، يمكن للبائع تسليم الفاتورة للمشتري فور إصدارها، على أن يشارك الفاتورة مع الهيئة عبر منصة فاتورة خلال مدة زمنية لا تتجاوز 24 ساعة.
يمكن لهيئة الزكاة ضبط الأخطاء في الفواتير الالكترونية المبسطة (من منشأة لفرد) خلال 24 ساعة من إرسالها، بحيث يقوم المكلف بتصحيح الخطأ وإعادة إرساله عبر منصة فاتورة.
ارسال الفاتورة الالكترونية الضريبية (B2B)
عند إصدار فاتورة ضريبية بين منشأة ومنشأة، ينبغي على البائع مشاركة الفاتورة الالكترونية الضريبية مع الهيئة من خلال الربط مع منصة فاتورة.
وفي حال اعتماد الفاتورة الضريبية يتم إرسالها بصيغة XML، وحينها يمكن للبائع مشاركة النسخة المعتمدة مع المشتري بصيغة مقروءة (XML أو صيغة 3-A/PDF).
وتجدر الإشارة إلى أن إجراء أي تعديل على الفاتورة الالكترونية ما بين تسليمها للمشتري وإرسالها للهيئة يمكن أن تترتب عليه غرامة تصل إلى 10 آلاف ريال سعودي.
اقرأ أيضاً: كل ما تريد معرفته عن الفرق بين الفاتورة الضريبية والفاتورة المبسطة
خطوات التحقق من الفاتورة الالكترونية قبل إرسالها
قبل ارسال الفاتورة الالكترونية للعميل، يجب إجراء تدقيق للتأكد من تضمنها جميع البيانات المطلوبة حسب معايير هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، مثل رقم الفاتورة، وتاريخ الإصدار، ورمز الاستجابة السريعة (QR-Code)، وتفاصيل ضريبة القيمة المضافة.
كما تشمل عملية تدقيق الفاتورة الالكترونية التحقق من صحة البيانات الأخرى، مثل اسم العميل وعنوانه، والرقم الضريبي، وتفاصيل المشتريات. لتجنب الأخطاء التي قد تؤثر على الفاتورة أو تؤدي إلى مشاكل قانونية.
اقرأ أيضاً: أهمية رمز الاستجابة السريعة في الفواتير الالكترونية في السعودية
أفضل طرق ارسال الفاتورة الالكترونية للعملاء
تتوفر طرق عدة لإرسال الفواتير، لكن اختيار طريقة الارسال يعتمد على مواردك وتفضيلات عملائك، حيث يمكنك ارسال الفواتير الكترونياً عبر الطرق التالية:
1. ارسال الفاتورة الالكترونية عبر البريد الإلكتروني
البريد الإلكتروني هو طريقة ارسال الفاتورة الالكترونية الأكثر استخداماً عالمياً، حيث يتم ارسال الفاتورة على شكل مرفق (PDF أو بصيغة أخرى) تحتوي على جميع تفاصيل الفاتورة.
توفر هذه الطريقة وسيلة سريعة وآمنة للعميل للاطلاع على الفاتورة وحفظ نسخة منها للرجوع إليها في المستقبل. كما يمكن تضمين تعليمات دفع أو روابط لتمكين العميل من الدفع مباشرة عبر الإنترنت.
2. الارسال عبر رسائل SMS أو روابط إلكترونية
تُستخدم الرسائل النصية (SMS) بشكل متزايد لتسهيل الوصول السريع إلى الفواتير الالكترونية، حيث يمكن تضمين رابط مباشر لتحميل الفاتورة أو الوصول إليها عبر الإنترنت، مما يتيح للعملاء الحصول على الفاتورة في أي وقت من خلال هواتفهم المحمولة.
3. ارسال الفاتورة الالكترونية عبر برامج الفوترة
تستخدم منشآت عديدة برامج فوترة الكترونية تتيح ارسال الفواتير تلقائياً إلى العملاء عبر قنوات متعددة مثل البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية.
وتوفر هذه الأنظمة المتكاملة مزايا إضافية مثل أتمتة العمليات وتخصيص الفواتير، بالإضافة إلى تتبع حالة الدفع، مما يعزز من دقة وكفاءة التعاملات التجارية.
كيفية ارسال الفاتورة الالكترونية بأمان مع حلول EZ Integrated
تسهم حلول الفوترة الإلكترونية من EZ Integrated في تبسيط عملية ارسال الفواتير للعملاء بكل دقة وأمان. حيث نوفر لك حلولاً متكاملة لربط أنظمتك مع منصة فاتورة وضمان الامتثال التام لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
نقدم لك الدعم الكامل في كل خطوة من خطوات العملية، بدءاً من تدقيق الفاتورة وحتى إرسالها عبر القنوات الأكثر أماناً وكفاءة. من خلال حلولنا المتكاملة، نساعدك في تسهيل وتبسيط إرسال الفواتير لجميع عملائك، مما يعزز من ثقتهم في منشأتك ويسهم في تحسين سير العمل بشكل عام.
تواصل معنا اليوم للحصول على استشارتك المجانية لضمان تنفيذ الفوترة الإلكترونية في منشأتك بأمان وفعالية.