في رحلة التحول الرقمي التي تشهدها السعودية، أصبحت إجراءات استخراج الفاتورة الالكترونية من الخطوات الأساسية التي لا يمكن لأي منشأة تجاهلها. سواء كنت تدير شركة كبيرة، عيادة طبية، متجرًا صغيرًا، أو حتى نشاطًا إلكترونيًا، أصبح إصدار الفواتير الإلكترونية بنوعيها – الضريبية والمبسطة – أمرًا إلزاميًا يخضع لمتابعة صارمة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
في هذا المقال، نقدم لك خطوات واضحة ومبسطة حول إجراءات استخراج الفاتورة الالكترونية في السعودية، بما يشمل أنواع الفواتير، متطلبات التسجيل، خطوات الإصدار، الربط الإلكتروني، والتعامل مع الموردين والعملاء.
ما الفرق بين إجراءات استخراج الفاتورة الالكترونية الضريبية والمبسطة؟
تُصدر المنشآت في السعودية نوعين من الفواتير الإلكترونية حسب طبيعة التعامل:
- الفاتورة الضريبية: تُستخدم في المعاملات مع الشركات والجهات الحكومية (B2B وB2G).
مثال: إذا قدّمت شركة مقاولات فاتورة لشركة أخرى بقيمة 15,000 ريال، فهذا النوع يتطلب إدراج بيانات المشتري بشكل مفصل، مع الرقم الضريبي للطرفين، والتوقيع الرقمي.
- الفاتورة المبسطة: تُستخدم في المعاملات مع الأفراد أو للمبيعات منخفضة القيمة (B2C).
مثال: عند بيع منتج في متجر تجزئة بقيمة 300 ريال، يمكنك إصدار فاتورة مبسطة تحتوي على العناصر الأساسية مثل رمز QR ومعلومات البائع فقط.
التسجيل في ضريبة القيمة المضافة: الخطوة الأولى في إجراءات استخراج الفاتورة الالكترونية
لا يمكن لأي منشأة البدء في إصدار الفواتير الإلكترونية دون إتمام التسجيل في ضريبة القيمة المضافة والحصول على رقم ضريبي صالح. خطوات التسجيل تشمل:
- الدخول إلى بوابة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك الإلكترونية.
- إنشاء حساب خاص بالمنشأة وتقديم طلب التسجيل في ضريبة القيمة المضافة.
- استلام الرقم الضريبي الرسمي، وهو شرط إلزامي لإصدار الفواتير الإلكترونية الضريبية والمبسطة.
التأخر في هذه الخطوة قد يُعرض منشأتك لغرامات تصل إلى 50,000 ريال سعودي!
اقرأ أيضًا: دليل شامل حول التسجيل في ضريبة القيمة المضافة للمؤسسات في السعودية
إجراءات استخراج الفاتورة الالكترونية: خطوات عملية
لضمان إصدار فواتير إلكترونية نظامية، ينبغي للمنشأة اتباع الخطوات التالية:
- التعاقد مع مزود حلول معتمد مثل EZ Integrated لضمان التوافق مع منصة “فاتورة”.
- تجهيز النظام المحاسبي لإصدار الفواتير الإلكترونية بتنسيقات XML أو PDF/A-3.
- التأكد من تضمين جميع العناصر الإلزامية مثل: بيانات المنشأة، الرقم الضريبي، تفاصيل الخدمة أو المنتج، رمز QR، والتوقيع الرقمي.
- الربط الإلكتروني المباشر مع منصة “فاتورة” من خلال واجهات برمجة التطبيقات (API).
- إرسال الفواتير لحظيًا إلى الهيئة والحصول على تأكيد القبول فورًا.
الفرق بين المرحلة الأولى والثانية من إجراءات استخراج الفاتورة الالكترونية
قبل البدء في تطبيق إجراءات استخراج الفاتورة الالكترونية، من الضروري فهم الفارق بين المرحلة الأولى والثانية، خاصة أن لكل مرحلة متطلبات تقنية وتنظيمية مختلفة يجب الالتزام بها لضمان الامتثال الكامل.
المرحلة الأولى: الإصدار والحفظ
بدأت منذ ديسمبر 2021، وتلزم المنشآت بإصدار الفواتير الإلكترونية بدلًا من الفواتير الورقية أو اليدوية، مع حفظها إلكترونيًا لمدة لا تقل عن 7 سنوات.
المرحلة الثانية: الربط والتكامل
تتطلب الربط الإلكتروني المباشر مع منصة “فاتورة”، مع إرسال الفواتير لحظيًا باستخدام صيغة محددة ووجود توقيع رقمي ورمز QR. ويتم تطبيق هذه المرحلة تدريجيًا حسب حجم إيرادات المنشأة وتصنيفها ضمن المجموعات التي تعلنها الهيئة.
تدريب الموظفين والتعامل مع الموردين والعملاء
من الجوانب الحاسمة في تطبيق إجراءات استخراج الفاتورة الالكترونية بنجاح:
- تدريب الفريق المالي والإداري على إدخال البيانات وإصدار الفواتير بشكل دقيق.
- توعية الموردين والعملاء بأهمية استلام فواتير إلكترونية نظامية فقط.
- التأكد من صحة الفواتير المستلمة من الموردين لتفادي رفضها عند تقديم الإقرارات.
مثال تطبيقي: إذا كان لديك مورد يصدر فواتير غير متوافقة مع نظام “فاتورة”، قد تُرفض هذه الفواتير عند مراجعتها من قبل الهيئة مما يسبب مشاكل في تقاريرك الضريبية.
اقرأ أيضًا: دليلك المبسط لكيفية ارسال الفاتورة الالكترونية للعميل
تمديد مهلة الإعفاء من غرامات الفوترة الإلكترونية: فرصة ذهبية
أعلنت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عن تمديد مبادرة الإعفاء من الغرامات حتى نهاية ديسمبر 2025. هذه المبادرة تتيح لك تصحيح أي مخالفات متعلقة بالفوترة الإلكترونية دون تحمل غرامات مالية إذا التزمت بالتالي:
- التسجيل في النظام الضريبي خلال فترة المبادرة.
- تقديم جميع الإقرارات المتأخرة بشكل صحيح.
- سداد أصل الضريبة أو التقدم بطلب تقسيط معتمد خلال المهلة.
استغلال هذه الفرصة يُعد خطوة استباقية لتجنب الغرامات وتثبيت جاهزية منشأتك قبل دخول المراحل المتقدمة من الربط الإلكتروني.
جاهز لتطبيق إجراءات استخراج الفاتورة الالكترونية؟ EZ Integrated هنا لدعمك
إذا كنت تبحث عن شريك موثوق لتسهيل إجراءات استخراج الفاتورة الالكترونية، EZ Integrated تقدم لك:
- حلول متكاملة لإصدار وربط الفواتير الإلكترونية الضريبية والمبسطة.
- ربط سريع وآمن مع منصة “فاتورة” باستخدام تقنيات معتمدة من الهيئة.
- تدريب عملي لفريق عملك على جميع خطوات النظام.
- دعم فني متواصل لتفادي الأعطال وضمان الامتثال الكامل.
ابدأ اليوم بتجهيز منشأتك قبل فوات الأوان. تواصل مع خبراء EZ Integrated واحصل على استشارة مجانية لتسهيل انتقالك نحو الامتثال الكامل بثقة وكفاءة.